En dehors de l’organisation même des réunions, conférences, débats, trop souvent on néglige tout ce qui entoure un congrès.

Or, lorsqu’un des éléments de l’accompagnement flanche, c’est l’image même de la capacité organisationnelle des personnes ou des organismes qui ont préparé l’événement, qui est remise en cause.

Nous sommes régulièrement invités à couvrir des congrès, des assises, des séminaires. Autant dire que nous avons l’expérience de ce type de réunion. Or force est de constater que cette fois-ci tout ce qui concernait l’accompagnement a littéralement "foiré".

Milieu du mois de mai : invitation à assister aux Assises du Tourisme qui auront lieu ce 14 juin dernier. Et acceptation de principe.

Lundi 2 juin : Réception du formulaire d’accréditation où il est précisé « Les modalités concernant le prise en charge de votre voyage et de votre séjour vous seront communiquées dés la réception de la confirmation de votre participation que nous vous prions de nous faire parvenir avant le 07 juin 2008 ». La confirmation de notre inscription étant envoyée le jour même.

Vendredi 6 juin : n’ayant toujours pas reçu les informations promises, un rappel est fait auquel il est répondu : « Nous sommes en train de préparer les billets d'avion, vous recevrez tous les détails demandés au plus tard lundi »

Mardi 10 juin : N’ayant rien reçu le lundi, deuxième rappel. Suivi d’un troisième téléphonique où il est répondu : « Que dès que les billets seront prêts un mail sera envoyé » Mais toujours sans préciser ni l’aéroport d’envol, ni les horaires.

Jeudi 12 juin : Il nous est dit téléphoniquement qu’il y a des problèmes de connection Internet mais qu’il nous suffit d’aller à l’aéroport et de présenter notre passeport.

Vendredi 13 juin : réception par SMS du numéro du billet électronique.

Embarquement dans l’avion (ouf) vers 14 h (heure belge) et arrivée à Casablanca vers 17 h (heure belge) puis transfert par la route vers Tétouan où l’on arrive vers minuit.

Au Club Med, nous apprenons : (1) que le restaurant est fermé et qu’il n’y a pas de possibilité de manger alors qu’une dizaine de personnes doivent encore arriver; (2) que si les réservations sont faites, comme le paiement n’est pas arrivé, nous sommes priés de payer nos chambres; (3) qu’à la connaissance de l’hôtelier, il n’y a pas de navettes organisées le lendemain et que l’on doit s’organiser soi-même pour rejoindre les Assises.

Interrogées, devant l’absence d’un panneau d’informations, les hôtesses de l’organisation des Assises avouent ne pas savoir ce qu’il en est pour les transferts. De même, le dossier de presse censé être présent dans les chambres brille par son absence…

Samedi 14 juin : miracle, un bus est devant la porte de l’hôtel !

Arrivée à l’enregistrement au congrès. Nouvelle absence totale des horaires pour les conférences et points presse, les navettes entre le lieu et les hôtels… Par contre, nous recevons un dossier relativement complet mais dont le CD d’accompagnement reprend les textes papiers en … arabe.

Pas de liste des participants. Nous apprenons un peu par hasard que vers 17 h une conférence de presse est prévue. Retour vers 20 h à l’hôtel. Le soir un dîner de gala de clôture est prévu. Mais absence d’information en ce qui concerne le moyen de transport perdure. En conséquence, impasse sur celui-ci.

A noter aussi l'absence totale d’informations en ce qui concerne le retour dans nos pénates en Belgique. Parallèlement, à ce qui précède, nous sommes frappés par le fait qu’aucun programme d’accompagnement n’est prévu, ni d’organisation de visites de la région pour les participants étrangers ou leur accompagnants. Dommage, une occasion ratée de faire la promotion du pays....

Nous n’évoquerons pas non plus la qualité de l’accueil du Club Med du coin qui ne mérite absolument pas la mention 5 étoiles : chambre sans clim, sans connection Internet, personnel travaillant bruyamment jusque à 03 h 30 sous la fenêtre, personnel réception digne de la sécurité sociale et pas du tout GO, etc...

Et pourtant la journée elle-même, les débats, les présentations, les sujets traités, la proximité des intervenants, tout était au top. Le modérateur, l’un des meilleurs qui soit, est à citer en exemple pour sa connaissance des dossiers, son talent à relancer les débats et ne rien laisser au hasard..

En fait, c'est l’accompagnement des congressistes et la logistique de l'organisation, du moins dans le cas de la délégation belge, qui relevait du plus pur amateurisme. Heureusement, certaines personnes du Ministère du Tourisme et de l’OT du Maroc ont fait ce qu'elles ont pu. Quant aux hôtesses, des étudiantes en tourisme, avec les moyens du bord et de leur propre initiative, elle ont souvent essayé de limiter la casse.

Dans son message au congressistes, Mohamed VI a insisté : " Les ressources humaines dans le domaine touristique doivent non seulement être bien formées, mais aussi et surtout convenablement gérées et motivées, afin que chacun puisse donner le meilleur de soi et contribuer pleinement à l’objectif de qualité dans le secteur "

Le souverain met le doigt sur l'une des problématiques locales. Pour nous le Maroc est et reste l’une des plus belles destinations qui soient et ses habitants parmi les plus chaleureux.
Mais la vraie leçon à tirer de cette mésaventure, c’est que l’organisation globale d’un congrès de ce niveau doit être confiée à de vrais professionnels ayant une expérience de l'ensemble des rouages.