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Commission zéro : AFAT joue la matrice... téléchargeable !

un auto diagnostic téléchargeable sur l'intranet


Rédigé par La Rédaction le Mercredi 24 Novembre 2004

Afat Voyages a mis au point une matrice téléchargeable sur son site intranet permettant aux agence de voyages d'analyser la structure de leur activité. Nous avons demandé à notre consultant Gilles Portier (*) qui a participé à l'atelier de la Convention à Fès et utilisé la matrice en question, son avis sur cet outil d'analyse.



Gilles PORTIER, Milles Voyages
Gilles PORTIER, Milles Voyages
TourMaG.com - Qu'est que la matrice téléchargeable ?

Gilles Portier : "Imposer une grille de frais n’est pas une solution pour contrecarrer la disparition des commissions dans l’aérien.
Je crois qu’il est très important de comprendre, avant toute chose, qu’il n’existe pas de grille standard applicable aux revendeurs de billetterie.

Tout le monde se focalise sur la grille Air France (la première connue), mais cette dernière a été conçue pour satisfaire uniquement aux critères et besoins d’Air France.

Il ne serait pas raisonnable qu’AFAT propose, comme le font d'autres réseaux, une grille de frais standard qui prendrait davantage en compte la situation du réseau plutôt que celle de chacun de ses adhérents.

Car force est de constater qu'il y a à peu près autant de cas différents que d’adhérents avec les mini réseaux d’agences, les agences « affaires », les agences à dominante billetterie avec quelques entreprises, celles mixtes ou encore celles qui font beaucoup de passage. Aucune n’a les mêmes besoins ni les mêmes appréhensions à l’approche du 1er avril 2005."

TourMaG.com - A quoi sert exactement la matrice ?

G.P. :"La matrice d’évaluation AFAT permet à chacun, sous réserve d’avoir pu ou su collecter les informations nécessaires, de connaître ses résultats de gestion, par secteur d’activité au sein de son entreprise.

Après traitement, quand on obtient les résultats de nos secteur d’activité (billetterie passage ou affaire, groupe, billetterie…) avec les chiffres connus (bilan 2003) on peut évaluer quels seront les frais à imposer pour arriver à un résultat équivalent si nous n’avions pas eu de commissions.

La matrice étant automatique, on s’aperçoit alors que si on rajoute 1 euro de frais sur tel type de billets au résultat précédemment obtenu, le résultat de l’agence peut changer de manière très substantielle."

T.M.com - Quels sont les éléments à remplir, combien de temps cela prend ?

G.P. : "Je pense que toute la problématique est là. Avant de compléter les données, il faut les collecter. Que ce soit le volume d’affaires aérien (en valeur et en nombre de coupons), le nombre de dossiers Tourisme, la répartition de la billetterie entre entreprise, passage et production, le détail de la production ou la répartition des heures des salariés en fonction des secteurs d’activité, la grosse difficulté est là.

Il faut arriver à obtenir le plus précisément possible les données à saisir dans la matrice, sans systématiquement prendre des clés de répartition qui nous semblent justes mais qui ne le sont pas forcément.

Certains de nos logiciels de gestion nous fournissent ces informations mais pas tous, et surtout pas toutes les informations. AFAT fournit à ses adhérents les répartitions sur Air France des coupons volés en fonction du type de vol (long, moyen ou court courrier). Donc nous pouvons récupérer ces infos.

Pour ce qui est des salariés, il est parfois difficile pour les agences de taille modeste de dire qu’un salarié fait 30% de tourisme, 12% de sncf, 15% de maritime et 43% d’aérien. Il faut donc essayer d’évaluer cette répartition, ce qui prend un temps conséquent.
Mais, dès lors que l’on a les informations et que l’on sait maîtriser les rudiments d’Excel, la saisie des données s'avère relativement simple..."

T.M.com - Quels résultats concrets peut-on en attendre ?

G.P. :"Je pense que certains auront des surprises quant aux résultats obtenus. J’ai moi-même été bluffé et étonné du résultat de l’exploitation de certains secteurs. Mais j’attends la corroboration des mes données avec celles d’Air France pour valider mes résultats. En tous les cas, j’ai une vision différente de mon agence depuis que je l'ai fait..."

T.M.com - Une fois la grille remplie, quelle est la procédure applicable ?

G.P. : "Il n’y a pas de procédure particulière, si ce n’est essayer de confronter les données que l’on a retenues avec celles que peuvent nous donner par ailleurs (analyse du BSP, sources statistiques des réseaux, etc...)

Ce qui est bien, c’est l’esprit de liberté. Si on veut faire remonter les informations à AFAT on pourra le faire, Mais on n’y est pas obligé. Toutefois, la remontée des informations permettra d’autant mieux de connaître l’état de nos entreprises."

T.M.com - L'agent de voyages lambda peut-il s'en sortir seul ou doit-il se faire assister ?

G.P. : "Je pense que nombre d’agents de voyage ne pourront pas tout faire tout seuls. Il y a nécessairement besoin d'utiliser des données comptables.
Prendre simplement la liasse fiscale est une erreur. Il faut absolument besoin de savoir quels sont les comptes comptables utilisés et donc d'aller au cœur de la liasse. Prendre la balance, mais bien vérifier que tous les comptes ont bien été utilisés dans la matrice.

Même si l’utilisation de conseil extérieur a un coût, il faut l’accepter, car le jeu en vaut la chandelle. Il faut vraiment faire consciencieusement cette collecte et cette saisie pour que ce soit utile... Et s’en donner les moyens !"

T.M.com - Quels en sont les avantages selon vous ?

G.P. : "L’avantage indéniable est une aide personnalisée pour savoir comment établir la grille de frais que nous devrons obligatoirement mettre en place pour remplacer les commissions. Le 2e avantage est que cette matrice nous amène vers un contrôle de gestion personnalisé puisque l’on analyse nos résultats en fonctions de nos activités.

Enfin, cette grille pourra être utilisée, non seulement pour passer le cap 2005, mais chaque fois que nous aurons une situation arrêtée avec les données commerciales fiables. Elle sera donc utilisable dans le temps, et devrait nous permettre de rectifier le tir si d’aventure nos estimations s’avéraient erronées.

T.M.com - Y-a-t'il aussi des inconvénients ?

G.P. : "Le principal inconvénient est le temps nécessaire pour collecter les données et le choix de critères de répartition qui peuvent nous sembler objectifs mais qui ne le sont pas forcément. Il faudra également penser à réactualiser les répartitions en fonctions de l’évolution de notre volume d’affaires.

Quoi qu’il en soit, je crois vraiment que quelles que soient les contraintes que l’on rencontre maintenant, nous avons de la part du réseau un outil extrêmement performant et qui a l’avantage de pouvoir coller à nos différentes structures (bien qu’elles soient toutes très différentes), afin d'obtenir une aide significative en matière de gestion pour préparer le passage au nouveau modèle économique dans l'aérien."


Propos recueillis par Jean da LUZ - redaction@tourmag.com


(*) Gilles Portier, patron de Mille Voyages aux (Les Milles - Bouches-du-Rhône), est agent de voyages et consultant de TourMaG.com pour les questions de la Distribution. Intervenant dans le secteur de la gestion, il a une triple casquette : agent de voyages, financier et formateur.

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