L’IFTM Top Resa a organisé, jeudi 5 octobre 2023, une conférence « Si on arrêtait l’hypocrisie en matière d’achat ? », animée par Marie Allantaz - CL
Conditions hypercomplexes, très spécifiques, fonctionnalités jusqu’alors inexistantes, labels à tour de bras…
C’est un constat partagé par de nombreux fournisseurs, b[quel que soit leur domaine : les appels d’offres ressemblent bien souvent à « une liste au Père Noël ». ]b
« Les RFP (Request For Proposal ou appel d'offres, ndlr) sont très larges, énormément de choses sont demandées.
Par exemple, la gestion de plateaux repas. Un hôtel peut le faire, nous, ce n’est pas notre job. On peut nous demander de gérer des visas. Il y a aussi parfois des demandes peu précises », expose Aurélien Rodriguez, Global Sales Director, Hotel Corporate System chez Hcorpo.
Ça peut nous faire peur, voire nous empêcher de répondre. On ne va pas aller sur des domaines d’expertise qui ne sont pas les nôtres. On préfèrera se retirer. »
A ces demandes exigeantes s’ajoute également un calendrier. Certains fournisseurs jettent l’éponge devant ces appels d’offres, malgré l’existence d’une offre de services qui pourrait répondre aux réels besoins de l’entreprise.
C’est un constat partagé par de nombreux fournisseurs, b[quel que soit leur domaine : les appels d’offres ressemblent bien souvent à « une liste au Père Noël ». ]b
« Les RFP (Request For Proposal ou appel d'offres, ndlr) sont très larges, énormément de choses sont demandées.
Par exemple, la gestion de plateaux repas. Un hôtel peut le faire, nous, ce n’est pas notre job. On peut nous demander de gérer des visas. Il y a aussi parfois des demandes peu précises », expose Aurélien Rodriguez, Global Sales Director, Hotel Corporate System chez Hcorpo.
Ça peut nous faire peur, voire nous empêcher de répondre. On ne va pas aller sur des domaines d’expertise qui ne sont pas les nôtres. On préfèrera se retirer. »
A ces demandes exigeantes s’ajoute également un calendrier. Certains fournisseurs jettent l’éponge devant ces appels d’offres, malgré l’existence d’une offre de services qui pourrait répondre aux réels besoins de l’entreprise.
Un marché à éduquer
Pourquoi ce décalage entre la lettre du RFP et la réalité ? Que recherchent les acheteurs en rédigeant des appels d’offres complexes ?
« Il y a un manque de connaissances. La partie hôtel est spécifique, très complexe, car il existe beaucoup d’opérateurs. Nous avons besoin d’entrer dans le détail. Les appels d’offres sont rarement suffisamment précis. Il y a un besoin d’accompagnement, de formation de l’acheteur », selon Audrey Serro, VP Hotel Growth Strategy chez CDS Groupe.
« Dans le public, les RFP s’imposent, dans le privé, c’est devenu une institution, mais ce n’est pas une valeur ajoutée », poursuit-elle.
« Il faut que les fournisseurs arrêtent de se plaindre, car c’est toujours l’acheteur qui ne fait pas bien son métier. En effet, l’acheteur n’a pas une connaissance complète de l’écosystème extrêmement complexe du déplacement professionnel. Mais, si aujourd’hui, vous répétez toujours la même chose, c’est que le marché n’est pas assez éduqué. Il y a un gros travail à faire. C’est aussi à vous, fournisseurs, d’éduquer le marché en faisant appel à plus d’ouvertures, de compréhension », répond Sandrine Bailly, président de l’Association des professionnels Européens de la carte d’achat (APECA).
Cependant, elle le reconnait : « Les acheteurs doivent faire beaucoup plus de sourcing, rencontrer beaucoup plus de fournisseurs et très en amont. Ils doivent être large en termes de questionnement pour expliquer les objectifs qu’ils souhaitent atteindre, les problèmes à résoudre, etc. », selon la présidente de l’APECA.
« Il y a un manque de connaissances. La partie hôtel est spécifique, très complexe, car il existe beaucoup d’opérateurs. Nous avons besoin d’entrer dans le détail. Les appels d’offres sont rarement suffisamment précis. Il y a un besoin d’accompagnement, de formation de l’acheteur », selon Audrey Serro, VP Hotel Growth Strategy chez CDS Groupe.
« Dans le public, les RFP s’imposent, dans le privé, c’est devenu une institution, mais ce n’est pas une valeur ajoutée », poursuit-elle.
« Il faut que les fournisseurs arrêtent de se plaindre, car c’est toujours l’acheteur qui ne fait pas bien son métier. En effet, l’acheteur n’a pas une connaissance complète de l’écosystème extrêmement complexe du déplacement professionnel. Mais, si aujourd’hui, vous répétez toujours la même chose, c’est que le marché n’est pas assez éduqué. Il y a un gros travail à faire. C’est aussi à vous, fournisseurs, d’éduquer le marché en faisant appel à plus d’ouvertures, de compréhension », répond Sandrine Bailly, président de l’Association des professionnels Européens de la carte d’achat (APECA).
Cependant, elle le reconnait : « Les acheteurs doivent faire beaucoup plus de sourcing, rencontrer beaucoup plus de fournisseurs et très en amont. Ils doivent être large en termes de questionnement pour expliquer les objectifs qu’ils souhaitent atteindre, les problèmes à résoudre, etc. », selon la présidente de l’APECA.
Informer via un interlocuteur neutre
Si tout le monde s’accorde sur ce besoin de former le marché, de conseiller les acheteurs pour qu’ils aient une meilleure compréhension des besoins des fournisseurs pour répondre au mieux à leurs demandes ou les orienter vers un autre fournisseur, la question est : comment s’y prendre ?
« La manière avec laquelle on va collectivement progresser porte sur comment les fournisseurs et acheteurs échangent hors appels d’offres, hors du cadre RFP », pour Anais Soraya Laledj, Head of sales France & Switzerland chez FCM Travel.
« Certains RFI (Request for Information, ndlr) sont des RFP sans pricing. On va passer autant de temps à y répondre qu’à un RFD, car certains fichiers sont très lourds. Le RFI est intéressant s’il est mesuré , analyse Antoine Delesalle, directeur des ventes d’American Express Global Business Travel.
Pour autant il le concède : « Se rencontrer, travailler en amont est hyper important. Les sociétés savent si elles ont envie de s’adresser à une agence locale, une agence plus globale, veulent du offline, du digital… Elles sont capables d’identifier ces besoins avant de rédiger la RFP ».
« Si nous commerciaux, éduquons le marché, il y a un biais. Nous allons l’éduquer par un prisme qui nous est favorable », souligne Aurélien Rodriguez, global sales director, hotel corporate system de Hcorpo.
« Il y a des milieux associatifs neutres tels que AFTM ou l’APECA ou encore des cabinets de conseils. Vous êtes tous des experts dans vos domaines. Nous pouvons mettre en place un socle commun pour informer. Il faut trouver les moments et les lieux pour apporter de façon neutre la connaissance générale au marché », répond Sandrine Bailly, la présidente de l’Apeca.
« La manière avec laquelle on va collectivement progresser porte sur comment les fournisseurs et acheteurs échangent hors appels d’offres, hors du cadre RFP », pour Anais Soraya Laledj, Head of sales France & Switzerland chez FCM Travel.
« Certains RFI (Request for Information, ndlr) sont des RFP sans pricing. On va passer autant de temps à y répondre qu’à un RFD, car certains fichiers sont très lourds. Le RFI est intéressant s’il est mesuré , analyse Antoine Delesalle, directeur des ventes d’American Express Global Business Travel.
Pour autant il le concède : « Se rencontrer, travailler en amont est hyper important. Les sociétés savent si elles ont envie de s’adresser à une agence locale, une agence plus globale, veulent du offline, du digital… Elles sont capables d’identifier ces besoins avant de rédiger la RFP ».
« Si nous commerciaux, éduquons le marché, il y a un biais. Nous allons l’éduquer par un prisme qui nous est favorable », souligne Aurélien Rodriguez, global sales director, hotel corporate system de Hcorpo.
« Il y a des milieux associatifs neutres tels que AFTM ou l’APECA ou encore des cabinets de conseils. Vous êtes tous des experts dans vos domaines. Nous pouvons mettre en place un socle commun pour informer. Il faut trouver les moments et les lieux pour apporter de façon neutre la connaissance générale au marché », répond Sandrine Bailly, la présidente de l’Apeca.
Des sources d'inspiration
D’ailleurs, de son côté, sur le marché public, l’Apeca a lancé, cette année, avec les acheteurs publics et différents opérateurs un groupe de travail pour créer cet espace neutre.
Il permet de définir les priorités, identifier les difficultés et construire au fur et à mesure les essentiels à comprendre pour un acheteur.
Lire aussi : Voyage d’affaires : l’APECA crée un référentiel pour les acheteurs publics
De quoi inspirer le secteur privé ? « La fédération nationale de transporteurs routiers a rédigé un cahier des charges et un contrat type. Quand on a besoin de prescrire, on s’en inspire et on construit autour.
L’association des agences de communication, dépitées de la mauvaise compréhension de leur métier, a fait i[un travail de pédagogie pour guider le raisonnement de ceux qui vont lancer leurs appels d’offres »]i, cite comme bonnes pratiques Isabelle Chauveau, travel manager d'EDF, présente dans le public.
Il permet de définir les priorités, identifier les difficultés et construire au fur et à mesure les essentiels à comprendre pour un acheteur.
Lire aussi : Voyage d’affaires : l’APECA crée un référentiel pour les acheteurs publics
De quoi inspirer le secteur privé ? « La fédération nationale de transporteurs routiers a rédigé un cahier des charges et un contrat type. Quand on a besoin de prescrire, on s’en inspire et on construit autour.
L’association des agences de communication, dépitées de la mauvaise compréhension de leur métier, a fait i[un travail de pédagogie pour guider le raisonnement de ceux qui vont lancer leurs appels d’offres »]i, cite comme bonnes pratiques Isabelle Chauveau, travel manager d'EDF, présente dans le public.
Publié par Caroline Lelievre 
