Budget réunions et événements entreprises : pourrait mieux faire...

En matière d’organisation de réunions et d’événements, les entreprises pourraient mieux faire et même beaucoup mieux pour gérer le budget qu’elles y consacrent.

C’est ce qui ressort de l’étude réalisée par le Carlson Wagonlit Travel Management Institute auprès de 222 organisateurs et prescripteurs de mice dans 6 pays.

Le marché mondial des réunions et événements est estimé à 650 millions de dollars et il représente entre 0,5 et 1,5% du chiffre d’affaires des entreprises.

Pour certains secteurs d’activité comme l’industrie pharmaceutiques, les banques et la finance ou encore les technologie, il peut même aller jusqu’à 4% du chiffre d’affaires.

Or, de meilleures pratiques de gestion pourraient permettre à ces entreprises de réaliser entre 10 et 25% d’économies sur leur budget mice.

L’étude du CWT Institute montre ainsi que si un tiers des entreprises ont une gestion centralisée des réunions et événements, un autre tiers n’en ont pas du tout.

Par ailleurs, seules 15% des entreprises ont une politique régionale ou même globale des réunions et événements. Et la moitié des organisateurs de réunions définissent un budget pour chaque événement.

Autre constat : moins d’un tiers des entreprises (29%) ont un processus de validation obligatoire pour les réunions et événements et 33% n’ont pas de stratégie de paiement, ce qui rend plus difficile le suivi des dépenses.

Les solutions existent pour améliorer la gestion de ce secteur d’activités avec, notamment l’implication plus poussée des acheteurs au sein des entreprises afin d’utiliser davantage les fournisseurs privilégiés, de profiter des synergies entre MICE et voyage d’affaires.

L’étude préconise également l’établissement d’un processus de planification des réunions et événements, l’utilisation d’un outil technologique de gestion des participants et une gestion centralisée des paiements qui intègre une carte de paiement dédiée aux réunions.

Les entreprises doivent, au final, évaluer les performances des réunions et événements ainsi que le respect de la politique d’achats établie.

Comme le suggère Christophe Renard, le vice-président corporate marketing et business intelligence de CWT : « Les entreprises dont le programme de réunions et événements est très performant ne cherchent pas les économies à tout prix.

Elles sont plutôt en quête d’un bon retour sur investissement. Elles prennent les décisions en fonction de leurs objectifs commerciaux et ont tendance à impliquer d’autres membres de leurs organisation, notamment les spécialistes achats, pour s’assurer que leur approche est équilibrée ».

Pour en savoir plus sur cette étude Réunions et Événements quand économies riment avec succès, elle est disponible sur www.carlsonwagonlit.com