1- Optimiser les déplacements
Marie-Pierre Berruyer, Travel Manager chez Safran Helicopter Engines et Déléguée Régionale AFTM Nouvelle-Aquitaine. @M.-P.B.
Quelle est la première raison de faire appel à une TMC ? « Faciliter les déplacements des voyageurs », répond Marie-Pierre Berruyer, Travel Manager chez Safran Helicopter Engines.
« L’utilisation d’une TMC dépend beaucoup de la typologie des déplacements d’une entreprise, mais à partir du moment où les voyages sont éclatés, et que votre budget est supérieur à 500 K€ il est judicieux de faire un Appel d’offres », précise celle qui est également Déléguée Régionale AFTM Nouvelle-Aquitaine.
« Le but principal du voyageur est de se concentrer sur sa mission et non sur la logistique liée à son déplacement », rappelle Marie-Pierre Berruyer, qui gère les déplacements de 1000 salariés, sur les 5000 que compte l’entreprise.
« Le service 24/24 7jours/7 permet une tranquillité d’esprit. De même que le règlement des dépenses (ou de certaines dépenses) en carte logée, une possibilité d’échange avec des agents, une facilité de récupération des documents pour la note de frais… », énumère-t-elle.
« L’utilisation d’une TMC dépend beaucoup de la typologie des déplacements d’une entreprise, mais à partir du moment où les voyages sont éclatés, et que votre budget est supérieur à 500 K€ il est judicieux de faire un Appel d’offres », précise celle qui est également Déléguée Régionale AFTM Nouvelle-Aquitaine.
« Le but principal du voyageur est de se concentrer sur sa mission et non sur la logistique liée à son déplacement », rappelle Marie-Pierre Berruyer, qui gère les déplacements de 1000 salariés, sur les 5000 que compte l’entreprise.
« Le service 24/24 7jours/7 permet une tranquillité d’esprit. De même que le règlement des dépenses (ou de certaines dépenses) en carte logée, une possibilité d’échange avec des agents, une facilité de récupération des documents pour la note de frais… », énumère-t-elle.
2- Maîtriser les coûts des déplacements
Autre avantage du recours à une TMC : la maîtrise des dépenses.
« La TMC fait bénéficier l’entreprise de ses tarifs négociés avec les différents partenaires. Elle intègre aussi nos propres négociations, que ce soit avec les Cies aériennes, les loueurs de voitures ou les hôtels, précise Marie-Pierre Berruyer. D’autre part la TMC peut assurer la gestion des litiges prestataires, les annulations, les retards des vols... les demandes de remboursement, c’est une partie très chronophage de notre travail. »
Le règlement de la TMC dépend de la taille et des besoins de l’Entreprise, soit en b[transaction fee, soit en abonnement ou via des solutions hybrides. ]b
« Il faut considérer la TMC comme un partenaire et non plus un fournisseur. L’abonnement devrait rémunérer les conseils, l’analyse, l’assistance du Service Manager de la TMC, tandis que le transaction fee va servir pour beaucoup à rémunérer les réservations faites via le SBT. Ce modèle permet de reventiler les frais sur chaque déplacement », explique Marie-Pierre Berruyer.
« En réalité les frais de la TMC représentent seulement environ 3% du budget voyage. Elle est financée environ à 50 % par les revenus des fournisseurs, et 50 % par le revenu client. Nous avons vu pendant la pandémie que le modèle de rémunération des TMC devait impérativement évoluer », ajoute-t-elle.
Selon la déléguée régionale de l’AFTM : « A long terme, les TMC devraient être rémunérées en partie par les économies réalisées par le client, par sa participation au respect de la réduction de l’empreinte carbone, par la satisfaction client, et bien sûr par la consommation des déplacements. »
« La TMC fait bénéficier l’entreprise de ses tarifs négociés avec les différents partenaires. Elle intègre aussi nos propres négociations, que ce soit avec les Cies aériennes, les loueurs de voitures ou les hôtels, précise Marie-Pierre Berruyer. D’autre part la TMC peut assurer la gestion des litiges prestataires, les annulations, les retards des vols... les demandes de remboursement, c’est une partie très chronophage de notre travail. »
Le règlement de la TMC dépend de la taille et des besoins de l’Entreprise, soit en b[transaction fee, soit en abonnement ou via des solutions hybrides. ]b
« Il faut considérer la TMC comme un partenaire et non plus un fournisseur. L’abonnement devrait rémunérer les conseils, l’analyse, l’assistance du Service Manager de la TMC, tandis que le transaction fee va servir pour beaucoup à rémunérer les réservations faites via le SBT. Ce modèle permet de reventiler les frais sur chaque déplacement », explique Marie-Pierre Berruyer.
« En réalité les frais de la TMC représentent seulement environ 3% du budget voyage. Elle est financée environ à 50 % par les revenus des fournisseurs, et 50 % par le revenu client. Nous avons vu pendant la pandémie que le modèle de rémunération des TMC devait impérativement évoluer », ajoute-t-elle.
Selon la déléguée régionale de l’AFTM : « A long terme, les TMC devraient être rémunérées en partie par les économies réalisées par le client, par sa participation au respect de la réduction de l’empreinte carbone, par la satisfaction client, et bien sûr par la consommation des déplacements. »
3- Profiter de l’expertise de la TMC
Laisser faire les professionnels !
« Les agents sont des experts du voyage ! , rappelle la Travel Manager en poste chez Safran Helicopter Engines. Ils ont la connaissance des compagnies aériennes, des meilleures routes à utiliser, et ont accès aux informations quotidiennes sur les problèmes géopolitiques, sanitaires, visas et formalités selon les destinations. Les TMC reçoivent et nous transmettent en continu des alertes et perturbations de voyage. »
« Les agents sont des experts du voyage ! , rappelle la Travel Manager en poste chez Safran Helicopter Engines. Ils ont la connaissance des compagnies aériennes, des meilleures routes à utiliser, et ont accès aux informations quotidiennes sur les problèmes géopolitiques, sanitaires, visas et formalités selon les destinations. Les TMC reçoivent et nous transmettent en continu des alertes et perturbations de voyage. »
4- Intégrer une Politique de Voyages
La TMC intègre également la politique de voyages (PDV) mis en place par l’entreprise. Elle encadre les dépenses, les modes de transport et d’hébergement, ainsi que les processus de validation internes…
« Les voyageurs sont plus enclins à respecter la PDV si cela passe via une TMC avec un process bien défini », observe Marie-Pierre Berruyer.
« Elle peut d’ailleurs nous aider à la construire selon la maturité du demandeur. Elle est également garante de l’application des règles des entreprises, les plafonds hôtels, etc… », souligne Marie-Pierre Berruyer, qui remarque un intérêt grandissant pour la RSE à travers les notions de bien-être du collaborateur et la décarbonation.
« Les entreprises peuvent demander des reportings qui vont nous permettre de faire un suivi des dépenses et éventuellement adapter/faire évoluer notre PDV », ajoute Marie-Pierre Berruyer.
« Les voyageurs sont plus enclins à respecter la PDV si cela passe via une TMC avec un process bien défini », observe Marie-Pierre Berruyer.
« Elle peut d’ailleurs nous aider à la construire selon la maturité du demandeur. Elle est également garante de l’application des règles des entreprises, les plafonds hôtels, etc… », souligne Marie-Pierre Berruyer, qui remarque un intérêt grandissant pour la RSE à travers les notions de bien-être du collaborateur et la décarbonation.
« Les entreprises peuvent demander des reportings qui vont nous permettre de faire un suivi des dépenses et éventuellement adapter/faire évoluer notre PDV », ajoute Marie-Pierre Berruyer.
5- Une technologie moderne
La TMC met à disposition de ses agences la technologie, synonyme de facilité.
« L’agence met en place les outils et systèmes (SBT) permettant de rendre les voyageurs indépendants. On constate qu’ils deviennent plus respectueux des budgets car responsables du choix du tarif, tout en ayant la possibilité de joindre quelqu’un en cas de problème », affirme la TM de Safran Helicopter Engines.
« Les outils actuels sont de plus en plus performants et permettent de tracer les déplacements de vos voyageurs, les optimiser, émettre des statistiques, faire les Notes de Frais en quelques minutes avec une grande tranquillité d’esprit », conclut-elle.
« L’agence met en place les outils et systèmes (SBT) permettant de rendre les voyageurs indépendants. On constate qu’ils deviennent plus respectueux des budgets car responsables du choix du tarif, tout en ayant la possibilité de joindre quelqu’un en cas de problème », affirme la TM de Safran Helicopter Engines.
« Les outils actuels sont de plus en plus performants et permettent de tracer les déplacements de vos voyageurs, les optimiser, émettre des statistiques, faire les Notes de Frais en quelques minutes avec une grande tranquillité d’esprit », conclut-elle.
Publié par Caroline Lelievre
