KDS, leader européen des solutions logicielles de gestion des déplacements professionnels en ligne, a présenté hier lundi les résultats d’une enquête mondiale (Europe et Etats-Unis) sur la gestion des notes de frais. Cette enquête a été réalisée sur internet en mai dernier auprès de 394 personnes travaillant dans des entreprises de toutes tailles. Si le panel est modeste, l’étude a le mérite d'exister et de fournir des éléments d'information sur une activité mal connue.
Selon les premiers résultats de cette enquête, la gestion des notes de frais ne satisfait ni les entreprises ni leurs employés. Actuellement, 63% des entreprises mondiales gèreraient les notes de frais à la main. Le constat est souvent sévère : le coût du traitement de la note de frais (surtout les petits montants) est souvent plus élevé que la note elle-même.
Les répondants, pour plus du tiers, déclarent pour leur part que la politique de gestion des notes de frais de leur entreprise «nuit à leur autonomie et parfois même à leur efficacité personnelle». Les Français sont les plus nombreux (29,6% d'entre eux) à être «énervés» d'avoir à chercher leurs justificatifs.
Selon les premiers résultats de cette enquête, la gestion des notes de frais ne satisfait ni les entreprises ni leurs employés. Actuellement, 63% des entreprises mondiales gèreraient les notes de frais à la main. Le constat est souvent sévère : le coût du traitement de la note de frais (surtout les petits montants) est souvent plus élevé que la note elle-même.
Les répondants, pour plus du tiers, déclarent pour leur part que la politique de gestion des notes de frais de leur entreprise «nuit à leur autonomie et parfois même à leur efficacité personnelle». Les Français sont les plus nombreux (29,6% d'entre eux) à être «énervés» d'avoir à chercher leurs justificatifs.
Triche : des «délits» très modestes
La plupart des répondants n'apprécient guère ce travail de gestion des notes de frais qui leur prend du temps, traînent pour le faire et finissent par subir un préjudice financier. «Beaucoup d'entre eux non seulement ne trichent pas, mais perdent en plus de l'argent sur ces notes de frais, notamment en perdant des justificatifs» constate Stanislas Berteloot, directeur marketing de KDS. De là à penser que certaines entreprises s'y retrouvent dans un système archaïque qui leur est souvent favorable...
Près de 20% des répondants reconnaissent avoir déjà triché en remplissant leurs notes de frais. Mais si l'on compte 80% de vertueux (du moins d'après leur déclaration), 76% ont quand même une idée très précise des méthodes et «tuyaux» pour tricher, notamment sur les frais kilométriques, restaurants et taxis. Ces écarts semblent cependant très limités. Dans 70% des cas le «délit» est inférieur à 10 euros, un montant qui doit être rapproché des montants moyens non remboursés car non reportés sur une note de frais par manque de justificatif. De là à penser que ceux qui trichent le font en pensant qu'ils se remboursent sur les frais non remboursés...
Matthieu Gufflet, fondateur et consultant manager d'EPSA (expert en gestion des achats hors production), recommande aux entreprises de généraliser la dotation de leur personnel en cartes de paiement «affaires» (57% des répondants en sont dotés). En fin de compte, les salariés s'estiment déjà suffisamment pénalisés par ces questions de frais pour ne pas se voir proposées des solutions finalement complexes. En fluidifiant le process de gestion l'entreprise peut toutefois mieux faire respecter sa politique de dépenses, d'achat et de voyage. KDS préconise pour ce faire l'usage de solutions intégrées en ligne.
Près de 20% des répondants reconnaissent avoir déjà triché en remplissant leurs notes de frais. Mais si l'on compte 80% de vertueux (du moins d'après leur déclaration), 76% ont quand même une idée très précise des méthodes et «tuyaux» pour tricher, notamment sur les frais kilométriques, restaurants et taxis. Ces écarts semblent cependant très limités. Dans 70% des cas le «délit» est inférieur à 10 euros, un montant qui doit être rapproché des montants moyens non remboursés car non reportés sur une note de frais par manque de justificatif. De là à penser que ceux qui trichent le font en pensant qu'ils se remboursent sur les frais non remboursés...
Matthieu Gufflet, fondateur et consultant manager d'EPSA (expert en gestion des achats hors production), recommande aux entreprises de généraliser la dotation de leur personnel en cartes de paiement «affaires» (57% des répondants en sont dotés). En fin de compte, les salariés s'estiment déjà suffisamment pénalisés par ces questions de frais pour ne pas se voir proposées des solutions finalement complexes. En fluidifiant le process de gestion l'entreprise peut toutefois mieux faire respecter sa politique de dépenses, d'achat et de voyage. KDS préconise pour ce faire l'usage de solutions intégrées en ligne.
