Il apparaît urgent de réguler et d’encadrer ce surinvestissement du distanciel pour s’orienter vers un usage raisonné - Depositphotos.com AndreyPopov
Alors que les calls et les visioconférences s’étaient déjà invités dans le quotidien des salariés et entrepreneurs avec le développement des nouvelles technologies de communication, la crise sanitaire a considérablement démultiplié les échanges à distance, au point qu’ils occupent aujourd’hui plus de la moitié du temps de travail hebdomadaire et parfois jusqu’à 80 %.
Perçue dans un premier temps comme une bouée de sauvetage permettant aux entreprises de poursuivre leur activité malgré les restrictions en matière de déplacement et les mesures de distanciation, la visioconférence est devenue omniprésente.
Même si les causes sont évidemment comprises et sans pour autant faire preuve d’un esprit rétrograde, il m'apparaît urgent de réguler et d’encadrer ce surinvestissement du distanciel pour s’orienter vers un usage raisonné. C’est une nécessité sociale et humaine !
Perçue dans un premier temps comme une bouée de sauvetage permettant aux entreprises de poursuivre leur activité malgré les restrictions en matière de déplacement et les mesures de distanciation, la visioconférence est devenue omniprésente.
Même si les causes sont évidemment comprises et sans pour autant faire preuve d’un esprit rétrograde, il m'apparaît urgent de réguler et d’encadrer ce surinvestissement du distanciel pour s’orienter vers un usage raisonné. C’est une nécessité sociale et humaine !
La crise sanitaire et l’usage massif des nouvelles technologies
La crise sanitaire a engendré une croissance exponentielle de l’usage des nouvelles technologies. Les outils de visioconférence sont en effet venus au secours des entreprises, afin de permettre à ces dernières de préserver leur activité. Alors que le monde de l’entreprise prévoyait d’intégrer progressivement le travail en distanciel, les collaborateurs se sont retrouvés contraints d’user (et peut-être d’abuser) de la visioconférence au quotidien.
Cette mutation de l’organisation du travail programmée sur plusieurs années s’est opérée en quelques jours ou semaines. En s’inscrivant dans une vision court-termiste, au nom de la nécessité du maintien en vie d’un grand nombre d’entreprises, les utilisateurs de ces outils de distanciel les ont accueillis comme des sauveurs et n’ont pas vu poindre à l’horizon la menace d’une dénaturation des échanges et d’un épuisement des troupes.
Cette mutation de l’organisation du travail programmée sur plusieurs années s’est opérée en quelques jours ou semaines. En s’inscrivant dans une vision court-termiste, au nom de la nécessité du maintien en vie d’un grand nombre d’entreprises, les utilisateurs de ces outils de distanciel les ont accueillis comme des sauveurs et n’ont pas vu poindre à l’horizon la menace d’une dénaturation des échanges et d’un épuisement des troupes.
Point de situation sur l'usage des distanciels dans le secteur professionnel
Avec environ 15 à 20 % de personnes en télétravail à la fin août 2020, tous secteurs confondus, la visioconférence a encore de beaux jours devant elle. En travaillant à distance, l’utilisation d’outils de réunion dématérialisés s’impose en effet. En avril dernier, Google Meet gagnait par exemple 3 millions d’utilisateurs par jour. A la même période, Teams constatait une augmentation de 1 000 % du nombre de réunions dématérialisées, dominée par Zoom et ses 2 900 % de hausse.
Si le télétravail a séduit une partie des actifs, l’usage toujours plus important des distanciels pose question. Les avantages de la visioconférence ne sont-ils pas à prendre avec un certain recul ? Comment encadrer les pratiques pour que les réunions à distance ne deviennent pas contre-productives, voire néfastes à l’entreprise et aux salariés ?
Si le télétravail a séduit une partie des actifs, l’usage toujours plus important des distanciels pose question. Les avantages de la visioconférence ne sont-ils pas à prendre avec un certain recul ? Comment encadrer les pratiques pour que les réunions à distance ne deviennent pas contre-productives, voire néfastes à l’entreprise et aux salariés ?
Un usage raisonné du distanciel pour préserver l’humain
Afin que la fréquence et la forme des réunions dématérialisées ne nuisent ni à la qualité et à l’efficacité des échanges ni à celle des participants, il est fondamental de se questionner sur la façon d’optimiser ces temps de communication à distance.
Avec les réunions en distanciel, l’humain semble avoir disparu derrière la machine. Sans contester les atouts de la visioconférence, il est temps de redonner sa place à l’homme, à ses besoins, à ses attentes, à ses limites et de retrouver un rapport plus sain au temps et à l’espace. Le tout dématérialisé n’est pas viable, quelle qu’en soit la justification.
Il ne l’est ni au nom de l’écologie (la visioconférence étant au contraire polluante) ni au nom du maintien de l’activité de l’entreprise.
Cette dernière ne peut en effet survivre sans ses collaborateurs, sans ses partenaires, sans ses fournisseurs, qui sont avant tout des humains. Or, si un ordinateur peut rester allumé plusieurs heures, recharger rapidement ses batteries, et répéter tous les jours des tâches identiques, invariablement, le participant d’une visioconférence n’a pas ces capacités.
La fatigue cognitive est inévitable. Alors pour voyager loin, ménageons nos montures, afin d’éviter le “Zoom Burnout” !
Avec les réunions en distanciel, l’humain semble avoir disparu derrière la machine. Sans contester les atouts de la visioconférence, il est temps de redonner sa place à l’homme, à ses besoins, à ses attentes, à ses limites et de retrouver un rapport plus sain au temps et à l’espace. Le tout dématérialisé n’est pas viable, quelle qu’en soit la justification.
Il ne l’est ni au nom de l’écologie (la visioconférence étant au contraire polluante) ni au nom du maintien de l’activité de l’entreprise.
Cette dernière ne peut en effet survivre sans ses collaborateurs, sans ses partenaires, sans ses fournisseurs, qui sont avant tout des humains. Or, si un ordinateur peut rester allumé plusieurs heures, recharger rapidement ses batteries, et répéter tous les jours des tâches identiques, invariablement, le participant d’une visioconférence n’a pas ces capacités.
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9 conseils pour un rendez-vous professionnel dématérialisé réussi
L’utilisation de la visioconférence en dernier recours
Simple et pratique à mettre en place, la visioconférence est désormais le moyen de communication choisi en priorité, alors qu’il suffirait parfois de revenir à un simple appel téléphonique pour régler un problème secondaire. Quand des sujets imposent d’échanger à plusieurs et de se voir, d’autres, non. Certaines questions peuvent par ailleurs être traitées par les systèmes de messagerie instantanée, tels que Slack, Teams ou Skype entreprise.
Une durée adaptée
Afin d’être efficace et de se préserver, nous conseillons de limiter les échanges à une durée maximale d’une heure pour chaque réunion. Au-delà, il devient en effet compliqué de se concentrer et de garder le cap et la pertinence d’une réunion en présentiel se pose. N’oublions pas cette option dans nos organisations !
Un cumul de réunions à distance limité
Nous recommandons de ne pas passer plus de deux heures par jour en réunion virtuelle, grand maximum. La disponibilité intellectuelle d’un être humain n’est pas infinie ! Dans un souci de productivité et d’efficacité, il est préférable de ne pas multiplier les sessions de visioconférence sur une même journée, notamment dans le but de préserver une productivité certaine. Il peut être intéressant de tenir des statistiques, afin de s’adapter par la suite.
Un nombre optimal de participants
Plus le nombre de participants est important, plus la qualité des échanges est entamée. L’organisateur de la réunion doit par conséquent réfléchir à la pertinence de chaque convocation, à ce que chacun apportera. Un compte rendu de la réunion pourra être fait et partagé avec les personnes concernées mais une présence passive ou du type “fyi” (for your information) est pénalisant pour tous.
Un ordre du jour précis
Afin d’être productive, une réunion doit suivre un fil rouge. Dans le cas contraire, les échanges risquent de s’éterniser, par manque de cadrage. L’ordre du jour doit bien entendu être communiqué en amont à l’ensemble des participants, afin qu’ils puissent en prendre connaissance et éventuellement l’amender.
Une préparation globale
Alors que personne ne se serait permis de se présenter à une réunion en présentiel sans préparation, c’est aujourd’hui devenu chose courante. Que ce soit sur le plan vestimentaire ou substantiel, un intervenant devrait pouvoir consacrer 15 à 35 % du temps de la visioconférence en préparation, en fonction de l’enjeu et des objectifs de chacun.
Une préparation technique
En tant qu’organisateur, il est nécessaire de choisir un outil de communication employé par le maximum des participants, de laisser le temps à ceux qui n’aurait pas encore le bon service de le télécharger. Il est par ailleurs impératif d’envoyer le bon lien, prêtez notamment attention aux agendas outlook ou gmail qui peuvent générer des liens automatiquement. Plusieurs liens peuvent alors être envoyés sur différents outils et brouiller votre message.
En tant que participant, il est indispensable de préparer sa réunion en amont, en vérifiant que l’outil utilisé est bien installé sur son ordinateur, que le microphone, la caméra et le lien fonctionnent. Ces bonnes pratiques permettront d’éviter les retards.
Un environnement adapté
L’absence de cadre spatial commun inhérent à la visioconférence ne doit pas faire tomber les codes. Le caractère virtuel de la réunion ne dispense pas les participants de se soumettre à certaines règles relevant de principes élémentaires de politesse et de respect. Avant de se connecter, il est par conséquent de bon ton de s’assurer que l’environnement offre un décor neutre aux autres participants, d’éviter les fonds virtuels et de se présenter soi-même dans une tenue correcte. On ne fait pas une visioconférence depuis sa voiture en pensant que les bruits extérieurs et le manque de concentration lié à la conduite ne seront pas pénalisant.
De la même façon, ce n’est pas parce que l’on fait une visioconférence depuis chez soi, parfois en chaussons que l’on doit avoir un trop grand sentiment de confort. Des enjeux forts se nouent et se dénouent lors des réunions virtuelles, il est important de garder cela en tête et d’en montrer sa conscience en choisissant de le faire depuis un espace calme et isolé.
Une mise au point sur les règles des échanges
En début de réunion, l’organisateur est invité à énumérer les règles de la visioconférence : présentation de chaque intervenant en début de réunion, utilisation d’outils permettant de communiquer (chat, levé de main), prise de parole chacun à son tour, etc. L’organisateur s’assure que chaque intervenant dispose d’un temps de parole en adéquation avec son rôle dans le projet.
Les participants doivent par ailleurs vérifier que leurs nom et prénom sont formulés correctement de façon sobre et professionnelle. Afin d’éviter un écho fort désagréable, il est enfin impératif de couper son micro lorsque notre intervention est terminée. Ce comportement permet par ailleurs d’éviter que des participants ne s’expriment en même temps.
Simple et pratique à mettre en place, la visioconférence est désormais le moyen de communication choisi en priorité, alors qu’il suffirait parfois de revenir à un simple appel téléphonique pour régler un problème secondaire. Quand des sujets imposent d’échanger à plusieurs et de se voir, d’autres, non. Certaines questions peuvent par ailleurs être traitées par les systèmes de messagerie instantanée, tels que Slack, Teams ou Skype entreprise.
Une durée adaptée
Afin d’être efficace et de se préserver, nous conseillons de limiter les échanges à une durée maximale d’une heure pour chaque réunion. Au-delà, il devient en effet compliqué de se concentrer et de garder le cap et la pertinence d’une réunion en présentiel se pose. N’oublions pas cette option dans nos organisations !
Un cumul de réunions à distance limité
Nous recommandons de ne pas passer plus de deux heures par jour en réunion virtuelle, grand maximum. La disponibilité intellectuelle d’un être humain n’est pas infinie ! Dans un souci de productivité et d’efficacité, il est préférable de ne pas multiplier les sessions de visioconférence sur une même journée, notamment dans le but de préserver une productivité certaine. Il peut être intéressant de tenir des statistiques, afin de s’adapter par la suite.
Un nombre optimal de participants
Plus le nombre de participants est important, plus la qualité des échanges est entamée. L’organisateur de la réunion doit par conséquent réfléchir à la pertinence de chaque convocation, à ce que chacun apportera. Un compte rendu de la réunion pourra être fait et partagé avec les personnes concernées mais une présence passive ou du type “fyi” (for your information) est pénalisant pour tous.
Un ordre du jour précis
Afin d’être productive, une réunion doit suivre un fil rouge. Dans le cas contraire, les échanges risquent de s’éterniser, par manque de cadrage. L’ordre du jour doit bien entendu être communiqué en amont à l’ensemble des participants, afin qu’ils puissent en prendre connaissance et éventuellement l’amender.
Une préparation globale
Alors que personne ne se serait permis de se présenter à une réunion en présentiel sans préparation, c’est aujourd’hui devenu chose courante. Que ce soit sur le plan vestimentaire ou substantiel, un intervenant devrait pouvoir consacrer 15 à 35 % du temps de la visioconférence en préparation, en fonction de l’enjeu et des objectifs de chacun.
Une préparation technique
En tant qu’organisateur, il est nécessaire de choisir un outil de communication employé par le maximum des participants, de laisser le temps à ceux qui n’aurait pas encore le bon service de le télécharger. Il est par ailleurs impératif d’envoyer le bon lien, prêtez notamment attention aux agendas outlook ou gmail qui peuvent générer des liens automatiquement. Plusieurs liens peuvent alors être envoyés sur différents outils et brouiller votre message.
En tant que participant, il est indispensable de préparer sa réunion en amont, en vérifiant que l’outil utilisé est bien installé sur son ordinateur, que le microphone, la caméra et le lien fonctionnent. Ces bonnes pratiques permettront d’éviter les retards.
Un environnement adapté
L’absence de cadre spatial commun inhérent à la visioconférence ne doit pas faire tomber les codes. Le caractère virtuel de la réunion ne dispense pas les participants de se soumettre à certaines règles relevant de principes élémentaires de politesse et de respect. Avant de se connecter, il est par conséquent de bon ton de s’assurer que l’environnement offre un décor neutre aux autres participants, d’éviter les fonds virtuels et de se présenter soi-même dans une tenue correcte. On ne fait pas une visioconférence depuis sa voiture en pensant que les bruits extérieurs et le manque de concentration lié à la conduite ne seront pas pénalisant.
De la même façon, ce n’est pas parce que l’on fait une visioconférence depuis chez soi, parfois en chaussons que l’on doit avoir un trop grand sentiment de confort. Des enjeux forts se nouent et se dénouent lors des réunions virtuelles, il est important de garder cela en tête et d’en montrer sa conscience en choisissant de le faire depuis un espace calme et isolé.
Une mise au point sur les règles des échanges
En début de réunion, l’organisateur est invité à énumérer les règles de la visioconférence : présentation de chaque intervenant en début de réunion, utilisation d’outils permettant de communiquer (chat, levé de main), prise de parole chacun à son tour, etc. L’organisateur s’assure que chaque intervenant dispose d’un temps de parole en adéquation avec son rôle dans le projet.
Les participants doivent par ailleurs vérifier que leurs nom et prénom sont formulés correctement de façon sobre et professionnelle. Afin d’éviter un écho fort désagréable, il est enfin impératif de couper son micro lorsque notre intervention est terminée. Ce comportement permet par ailleurs d’éviter que des participants ne s’expriment en même temps.
À l’aube de nouvelles mesures gouvernementales qui se veulent encore plus contraignantes, il m’apparaît comme essentiel de faire preuve de mesure et de raison dans l’usage des visioconférences. Il en va également de notre santé…
Thibault BARAT - DR
Thibault BARAT est le CEO d'Eug & Jo, agence conseil en relations publiques.
Experts reconnus au sein d’environnements exigeants et multiples, les collaborateurs d'Eug & Jo élaborent des programmes, des opérations et des contenus pensés sur-mesure au service de la croissance, de la performance et de la réputation de nos clients.
De par leurs expériences et leurs domaines d’intervention, les équipes d’Eug & Jo, stratèges, communicants, techniciens, rédacteurs, sont qualifiées pour répondre aux attentes des structures de toutes tailles du secteur privé, comme du secteur public.
Parmi les clients de l'agence : AFTM, CDS Groupe, Easy2call, TGV Lyria...
www.eugandjo.com
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