Déplacements professionnels : ce que vous devez savoir

On considère comme frais de déplacement toute dépense engagée dans un cadre professionnel par un collaborateur ou dirigeant. La dépense doit, bien évidemment, respecter les règles en vigueur mises en place par l’entreprise.

Il est à noter que les frais de déplacement sont les frais engagés par le salarié lors d'un déplacement pour les besoins de son activité professionnelle.

Exemples de frais engagés par les collaborateurs lors de leurs déplacements professionnels :

● Transport et hébergement
● Les visites chez les clients / fournisseurs
● Dépenses de repas liées au déplacement
● Frais liés à la participation aux évènements (congrès, séminaires, etc.)

Lorsqu’une dépense est considérée comme frais professionnel, elle est donc éligible au remboursement sur la base de la valeur réelle des pièces justificatives.

En effet, l’employeur est en mesure de rembourser les frais de déplacement s’ils sont justifiés et justifiables. La loi stipule que les dépenses qu’un salarié justifie avoir dépensées pendant une mission professionnelle et dans l’intérêt de son entreprise doivent lui être remboursées sans imputation sur sa rémunération.

La politique de voyage représente un document créé en in interne qui fait office de code de conduite et garantit le respect de la politique par tous les employés qui engagent des frais de déplacement.

Cette politique énumère les règles à suivre et les principes auxquels se conformer lors d’un déplacement. Elle peut inclure :

● Le processus de validation avant le départ (destination, budget, objectif de la mission, etc.)
● Le choix des fournisseurs (hôtel, transport, etc.) avec toutes les entreprises conventionnées ou préapprouvées bien mentionnées.
● Un plafond à ne pas dépasser pour certaines dépenses et certaines catégories.
● Le processus de demande de remboursement : faire scanner sa note de frais avec un outil de gestion de notes de frais, la faire valider par son n+1 qui à son tour fait passer la dépense par le comptable qui la valide puis l’archive.
● Le délai de remboursement ainsi que le délai maximum pour demander le remboursement de la dépense : L’article L.3245-1 du Code du travail indique que le salarié dispose de 3 ans pour fournir les justificatifs de ses frais professionnels afin de se les faire rembourser. Toutefois, la jurisprudence (cass. soc. 30-06-2010 n° 08-42836 édicte qu'un employeur peut fixer un délai de production des justificatifs des frais professionnels pour leur remboursement.

Il est donc important pour les entreprises comme pour les collaborateurs de suivre ces consignes avant, pendant et après le déplacement professionnel.

Toutes les dépenses engagées dans le cadre d'un déplacement doivent absolument être justifiées.

Généralement, une facture ou un reçu est suffisant pour se faire rembourser. Ils peuvent se présenter sous forme papier ou numérique avant d’être validés par le manager. De son côté l'employeur, en plus de rembourser ses collaborateurs, doit s'assurer de la conformité des dépenses engagées avec les règles en place.

L'entreprise a l'obligation de savoir où se trouvent ses employés, de s'assurer qu'ils sont conscients de tous les risques, mais surtout de les informer de la démarche à suivre en cas de problème.

C'est ce que l'on appelle le "Duty of care". En cas d'événements pouvant mettre l'employé en danger, un service d'assistance doit être prêt à tout moment pour localiser et à joindre l'employé le plus rapidement possible afin d'assurer sa sécurité et de lui offrir toute l'assistance dont il pourrait avoir besoin. C'est notamment le cas lors d'une catastrophe naturelle, d'un accident, d'une attaque terroriste, d'une instabilité politique majeure, etc.

L’article  L3121-1 du Code du travail ce qu’on appelle le temps effectif de travail.

C’est le temps durant lequel le collaborateur est à la disposition de son employeur. Le temps passé en déplacement du lieu de travail vers un autre lieu de travail constitue du temps de travail effectif. Cependant, le salarié n’est tenu de répondre à son employeur en dehors de ses heures de travail. (Le soir, une fois arrivé à son hôtel)

En général, un refus de déplacement professionnel peut engendrer des sanctions disciplinaires, voire même un licenciement pour le collaborateur concerné.

Il existe, néanmoins, certaines exceptions :

● Des risques trop élevés (un voyage dans un pays déconseillé par le ministère des Affaires étrangères)
● Des raisons médicales qui empêchent le déplacement
● Des circonstances familiales exceptionnelles (un décès, enfant malade, etc.)

Il est important de connaître ses droits et devoirs lors du déplacement professionnel afin de limiter les conflits et les risques. Ainsi, le déplacement serait une opportunité utile pour l’entreprise mais aussi pour le collaborateur.

Expensya, la solution de gestion de dépenses professionnelles, accompagne les entreprises de toute taille dans l'automatisation de la gestion de leurs dépenses durant leurs voyages d'affaires.

La solution intelligente permet de configurer des règles de dépenses, des plafonds de remboursement ainsi que des alertes dans le cas de non-respect de la politique en place. Tout peut être fait directement depuis la plateforme ultra-configurable en fonction de plusieurs critères, périodes, distances, durée du déplacement, etc.

Email : hello@expensya.com
Tel : +33 1 85 09 28 40
Contactez-nous : www.expensya.com/fr/contact
Site web : www.expensya.com/fr/