Voyages d’affaires : Optimiser les processus de paiement et de gestion des dépenses de vos collaborateurs

Gestion des dépenses liées au voyage d’affaires

Le processus de gestion des dépenses en premier lieu et des notes de frais s’avèrent extrêmement chronophages et sans aucune valeur ajoutée.

Plusieurs problématiques entrent en jeu : le type de dépenses, les règles de dépenses ou plus communément appelées « politique de dépenses », la chasse aux justificatifs, le contrôle du budget, le suivi et l’approbation. Toutes ces étapes freinent le fonctionnement de votre entreprise et rajoutent une charge supplémentaire pour vos équipes, sans oublier les coûts que peut avoir ce processus s’il est géré d’une manière inefficace.

Ces frais comprennent plusieurs types de dépenses nécessaires pour assurer le bon déroulement de la mission. On y compte : les frais de transport (le taxi, train, avion ou bateau, Les péages, frais de stationnement...), les frais de bouche payés dans le cadre de la mission ou encore les frais d’hébergement remboursables toute fois si le salarié se trouve à au moins 50 km de son domicile.
Cependant, les voyages d'affaires peuvent parfois être source de stress pour les collaborateurs si la gestion de leurs dépenses ainsi que le processus de remboursement n’est pas efficace.

En effet, lorsque les employés partent en déplacement professionnel, ils avancent généralement les frais sur leurs propres comptes, saisissent les frais engagés dans un fichier Excel et, à la fin du mois, ils impriment la feuille de frais et y joignent les reçus correspondants, puis les transmettent pour approbation au service administratif. Une fois la note approuvée, les données sont laborieusement saisies dans le système comptable central de l'entreprise pour traitement et remboursement.

Inutile de souligner à quel point ce process peut être long et chronophage moyennant un risque élevé de perte de justificatifs et de non-remboursement du collaborateur. Heureusement, il existe aujourd’hui des solutions dédiées pour gérer en toute simplicité les dépenses des collaborateurs en déplacement. Ces solutions à la pointe de la technologie ont été conçues pour offrir des moyens de paiement sécurisés et gérer toutes les dépenses engagées dans le cadre d’une mission professionnelle.

Zoom sur ces solutions nomades qui accompagnent le collaborateur en déplacement

Une nouvelle génération de solutions de gestion des dépenses existe depuis des années, conçues pour libérer le collaborateur en mission, et donner plus de visibilité et de contrôle aux équipes finances. Ces solutions unifiées allient gestion de dépenses et paiements et permettent de faire disparaitre la frontière entre ces deux processus. L’entreprise peut ainsi équiper ses collaborateurs de cartes de paiement, avec des budgets préconfigurés sans avoir à avancer des frais sur le compte personnel du collaborateur et d’attendre le remboursement.

Ces cartes permettent de libérer le voyageur d’affaires, et de fournir un meilleur moyen de contrôle pour les équipes finances et les administrateurs. Plus besoin de générer des demandes d’avances ou d’avancer des frais puis les justifier pour être remboursé par la suite. Toutes les dépenses peuvent être réglée via une seule carte connectée au compte de l’entreprise et avec un budget préétabli.

Capitalisant sur les besoins des temps modernes des professionnels, les cartes de paiement ont conquis les directions financières et les utilisateurs, et connaissent aujourd'hui un fort développement, qui n’est pas près de s'arrêter. Ces moyens de paiement servent à simplifier les achats ou le voyage professionnel, qui étaient jusque-là réglés par une carte partagée entre les collaborateurs ou par des cartes personnelles.

Une carte de paiement, accompagnée d’une application intuitive et efficace pour la gestion des dépenses, répond à ces problématiques et représente la méthode la plus optimale pour la gestion des déplacements professionnels. Les solutions technologiques les plus modernes d’automatisation de la gestion des dépenses permettent de réconcilier les dépenses engagées avec les cartes de paiement et les justificatifs remontés dans l’application. Cela permet un gain de temps, un meilleur contrôle, et une identification facile des paiements sans justificatifs.

En effet, en combinant un moyen de paiement virtuel et solution de gestion des dépenses professionnelles, il vous serait possible de :

● Utiliser des cartes de paiement pour régler l’ensemble des dépenses
● Dématérialiser vos justificatifs et les pièces comptables
● Centraliser les données sur une seule et unique plateforme
● Contrôler le budget alloué aux voyages d’affaires

Quels sont les avantages de cette nouvelle expérience de gestion des dépenses et du paiement ?

L'émergence de nouveaux acteurs et de nouvelles expériences utilisateurs a permis de simplifier grandement la phase du paiement en entreprise. Les problématiques de partage de carte d’entreprise, peu sécuritaires, ou de paiement par le manager, peu pratiques, sont ainsi solutionnées, et le remboursement des dépenses engagées sur ses propres deniers, largement réduits.

● Contrôle et sécurité instantanés
Les cartes de paiement à usage unique sont le moyen le plus pratique et le plus sûr d'émettre et de gérer des cartes d'entreprise pour vos employés. À votre demande, chaque membre de l'équipe peut disposer instantanément d'une carte virtuelle, avec la possibilité de l'annuler d'un simple clic ou de la bloquer immédiatement en cas de perte ou de vol.

● Une comptabilité simplifiée et automatisée
Rechercher des factures et des reçus pour rapprocher un relevé de carte comportant plus de 100 transactions peut s'avérer une mission impossible, même pour les comptables les plus chevronnés. Avec des cartes virtuelles, chaque transaction correspond à sa dépense automatiquement et en temps réel, via une application mobile qui s'intègre à votre système comptable.

● Suivi budgétaire
Les néo-banques et les institutions fintech qui émettent des cartes de paiement qui vous permettent également de gérer les limites de dépenses en temps réel. Cela permet de gérer le budget de votre entreprise de manière plus pratique et efficace en le divisant et en allouant instantanément des fonds spécifiques à différentes cartes virtuelles, sans avoir à gérer plusieurs comptes de paiement.

● Contrôle des dépenses en temps réel
Avec les cartes de crédit traditionnelles, il faut généralement 3 à 4 jours pour qu'une transaction apparaisse sur le relevé de la carte. Avec les cartes virtuelles, en revanche, toutes les transactions sont disponibles instantanément. De cette manière, il est possible de suivre les dépenses en temps réel, sans avoir à attendre des jours ou des semaines pour vérifier les relevés de carte individuels.

Plus besoin de se préoccuper, vous pouvez désormais réinventer le processus de gestion de vos dépenses grâce à la mise en place de ce moyens de paiement combiné à une application de gestion de dépenses intuitive tel qu’Expensya permet de piloter et d’optimiser les processus internes et externes de votre entreprise, d'obtenir une vision à 360° des données relatives aux dépenses encourues en temps réel, d'apporter une parfaite autonomie aux employés, de quoi réaliser des économies financières considérables.

Découvrez le guide complet de l’univers des cartes de paiement professionnelles. Téléchargez le livre blanc Expensya et apprenez à :

● Distinguer les différents types de cartes bancaires d’entreprise
● Evaluer vos besoins en terme de gestion financière
● Choisir le meilleur moyen de paiement pour répondre à vos besoins et ceux de vos collaborateurs.