TourMaG.com – Quelle est la place de la digitalisation dans le travel et l’expense aujourd’hui ?
Gilles Bobichon : Il y a une logique de full digitalisation de tous les sujets inhérents au travel, à l’expense et au fleet management.
Au lancement de Notilus, l’objectif était de tendre vers une dématérialisation totale du process de la note de frais et le digitaliser. Le créneau de départ était : zéro papier, zéro effort.
Avec les évolutions techniques et technologiques, Notilus propose des solutions complétement digitales, dans le cloud, en mode service Saas et qui utilisent le plus possible la mobilité, c’est-à-dire tout ce qui a trait au smartphone.
L’ambition est de faire en sorte que le mobile puisse aider les collaborateurs qui se déplacent, le manager, valideur de process… à effectuer son travail administratif, son contrôle, tout ce qu’il doit effectuer selon son poste et de pouvoir le faire en mobilité complète.
TourMaG.com – Quel a été l’impact de la crise sanitaire sur vos activités ?
Gilles Bobichon : La crise sanitaire a été un accélérateur de la digitalisation de l’entreprise.
Celles qui n’avaient pas passé le cap ont été confrontées à des problèmes d’organisation et de fonctionnement pur.
Nombre d’entre elles ont rapidement mis en place des solutions digitales, qui permettaient de dématérialiser tout ce qui a trait à la gestion et l’organisation du voyage, mais aussi au traitement des frais. Même dans une période de pandémie, sans déplacement, les entreprises ont engagé des frais.
Notre domaine est complétement digitalisé. Aujourd’hui, les entreprises n’envisagent plus de fonctionner comme auparavant, en mode papier.
Pour autant, nous ne sommes pas sur un marché où tout le monde fonctionne de cette manière. Il y a encore beaucoup à faire, pour faire en sorte que les entreprises profitent des effets bénéfiques de la digitalisation des processus.
TourMaG.com – Quelles sont vos ambitions ?
Gilles Bobichon : Notre objectif ne s’exprime pas en volume. Ce qui est important est de pouvoir cibler et adresser des entreprises de taille moyenne large au niveau France et étranger.
Notre objectif est d'avoir une plateforme qui communique avec d'autres acteurs du travel, du fleet management, de l'expense pour simplifier les échanges de services entre Notilus et d'autre pourvoyeurs de services.
Nous ne cherchons pas à être seuls dans notre pré carré, mais à être dans une démarche d'ouverture pour que les entreprises clientes puissent combiner les savoir-faire de chacun.
Gilles Bobichon : Il y a une logique de full digitalisation de tous les sujets inhérents au travel, à l’expense et au fleet management.
Au lancement de Notilus, l’objectif était de tendre vers une dématérialisation totale du process de la note de frais et le digitaliser. Le créneau de départ était : zéro papier, zéro effort.
Avec les évolutions techniques et technologiques, Notilus propose des solutions complétement digitales, dans le cloud, en mode service Saas et qui utilisent le plus possible la mobilité, c’est-à-dire tout ce qui a trait au smartphone.
L’ambition est de faire en sorte que le mobile puisse aider les collaborateurs qui se déplacent, le manager, valideur de process… à effectuer son travail administratif, son contrôle, tout ce qu’il doit effectuer selon son poste et de pouvoir le faire en mobilité complète.
TourMaG.com – Quel a été l’impact de la crise sanitaire sur vos activités ?
Gilles Bobichon : La crise sanitaire a été un accélérateur de la digitalisation de l’entreprise.
Celles qui n’avaient pas passé le cap ont été confrontées à des problèmes d’organisation et de fonctionnement pur.
Nombre d’entre elles ont rapidement mis en place des solutions digitales, qui permettaient de dématérialiser tout ce qui a trait à la gestion et l’organisation du voyage, mais aussi au traitement des frais. Même dans une période de pandémie, sans déplacement, les entreprises ont engagé des frais.
Notre domaine est complétement digitalisé. Aujourd’hui, les entreprises n’envisagent plus de fonctionner comme auparavant, en mode papier.
Pour autant, nous ne sommes pas sur un marché où tout le monde fonctionne de cette manière. Il y a encore beaucoup à faire, pour faire en sorte que les entreprises profitent des effets bénéfiques de la digitalisation des processus.
TourMaG.com – Quelles sont vos ambitions ?
Gilles Bobichon : Notre objectif ne s’exprime pas en volume. Ce qui est important est de pouvoir cibler et adresser des entreprises de taille moyenne large au niveau France et étranger.
Notre objectif est d'avoir une plateforme qui communique avec d'autres acteurs du travel, du fleet management, de l'expense pour simplifier les échanges de services entre Notilus et d'autre pourvoyeurs de services.
Nous ne cherchons pas à être seuls dans notre pré carré, mais à être dans une démarche d'ouverture pour que les entreprises clientes puissent combiner les savoir-faire de chacun.
Dématérialisation : du justificatif de paiement à la remontée en comptabilité
TourMaG.com - Quid de la dématérialisation ?
Gilles Bobichon : Nous travaillons sur le sujet de la full dématérialisation depuis de nombreuses années.
Nous proposons à nos clients de dématérialiser les justificatifs depuis longtemps, mais avant que le dispositif légal ne puisse être présent, il fallait que les papiers soient présents physiquement pour que l’entreprise puisse justifier en cas de contrôle.
Ce n’est plus le cas depuis plusieurs années. Aujourd’hui, les entreprises peuvent dématérialiser les justificatifs et avoir une démarche à valeur probante. Nous étions prêts dans cette démarche. Nous avons pu proposer très rapidement le fait de pouvoir détruire les justificatifs.
L’objectif est de dématérialiser toute la chaîne : du justificatif de paiement, à la partie validation, contrôle, approbation et jusqu’à la remontée en comptabilité. Il n’y a plus du tout de flux papier.
La dématérialisation évolue en permanence. Nous allons toujours vers plus de dématérialisation.
TourMaG.com – Sur quoi travaillez-vous actuellement ?
Gilles Bobichon : En 2024, selon sa taille, l’entreprise sera dans l'obligation d'émettre et de recevoir des factures électroniques.
Les flux entre les entreprises et avec l’Etat seront complétement dématérialisés. Il y a une démarche de dématérialisation en cours. Il faut la sécuriser, l’encadrer juridiquement pour qu’il n’y ait pas de fraude et une justification des flux.
Le sujet de la dématérialisation évolue en permanence. Nous faisons en sorte de traiter tous les maillons et après, sur chacun des maillons d’optimiser la façon dont on apporte le service à l’utilisateur.
L’objectif est d’avoir l’expérience utilisateur la plus performante, simple et efficace possible.
Le contrôle fait l’objet d’optimisations permanentes pour les rendre plus facile, voire les éviter. Il y a une démarche d’aller toujours plus loin dans la façon dont on appréhende les sujets.
Gilles Bobichon : Nous travaillons sur le sujet de la full dématérialisation depuis de nombreuses années.
Nous proposons à nos clients de dématérialiser les justificatifs depuis longtemps, mais avant que le dispositif légal ne puisse être présent, il fallait que les papiers soient présents physiquement pour que l’entreprise puisse justifier en cas de contrôle.
Ce n’est plus le cas depuis plusieurs années. Aujourd’hui, les entreprises peuvent dématérialiser les justificatifs et avoir une démarche à valeur probante. Nous étions prêts dans cette démarche. Nous avons pu proposer très rapidement le fait de pouvoir détruire les justificatifs.
L’objectif est de dématérialiser toute la chaîne : du justificatif de paiement, à la partie validation, contrôle, approbation et jusqu’à la remontée en comptabilité. Il n’y a plus du tout de flux papier.
La dématérialisation évolue en permanence. Nous allons toujours vers plus de dématérialisation.
TourMaG.com – Sur quoi travaillez-vous actuellement ?
Gilles Bobichon : En 2024, selon sa taille, l’entreprise sera dans l'obligation d'émettre et de recevoir des factures électroniques.
Les flux entre les entreprises et avec l’Etat seront complétement dématérialisés. Il y a une démarche de dématérialisation en cours. Il faut la sécuriser, l’encadrer juridiquement pour qu’il n’y ait pas de fraude et une justification des flux.
Le sujet de la dématérialisation évolue en permanence. Nous faisons en sorte de traiter tous les maillons et après, sur chacun des maillons d’optimiser la façon dont on apporte le service à l’utilisateur.
L’objectif est d’avoir l’expérience utilisateur la plus performante, simple et efficace possible.
Le contrôle fait l’objet d’optimisations permanentes pour les rendre plus facile, voire les éviter. Il y a une démarche d’aller toujours plus loin dans la façon dont on appréhende les sujets.
"avoir une démarche plus responsable vis-à-vis de notre impact environnemental"
TourMaG.com – L’expérience utilisateur est également un enjeu fort ?
Gilles Bobichon : L’objectif est de faire en sorte que l’on puisse aider l’utilisateur dans la façon dont il créé ses notes de frais, ses voyages, dont il entretient ses véhicules…
Nous permettons à l’utilisateur d’avoir quelque chose toujours le plus simple possible. Nous devons être proactif.
C’est une amélioration permanente, une recherche de simplification de la tâche de nos utilisateurs, quels qu’ils soient : comptable, auditeur, gestionnaire de flotte...
Pour ce dernier, c’est par exemple, d’avoir des tableaux de bord qui lui permettent d’être en proactivité sur l’optimisation de sa loi de roulage : identifier les véhicules en sur ou sous roulage et avoir une projection de ce que vont être l’usage des véhicules dans le temps, ce qui me permet d’anticiper.
TourMaG.com - Comment la digitalisation et la dématérialisation accompagnent la décarbonation ?
Gilles Bobichon : La décarbonisation est de pouvoir avoir une démarche plus responsable vis-à-vis de notre impact environnemental. Par exemple, permettre aux entreprises de verdir leur parc automobile et de pouvoir suivre la bascule entre des véhicules traditionnels vers un usage électrique.
C’est aussi permettre aux entreprises d’avoir des référentiels liés à la consommation électrique et non la consommation de carburant.
Depuis longtemps, nous travaillons sur les notions d’ordre de mission. Cela permet de moins se déplacer. Dans leur politique de voyages, les entreprises peuvent définir, de manière simple, un processus qui permet de dire si un déplacement est autorisé ou non ou encore de favoriser le train sur certains segments de voyages.
La digitalisation et dématérialisation permettent à l’entreprise d’améliorer leur empreinte dans la société.
Gilles Bobichon : L’objectif est de faire en sorte que l’on puisse aider l’utilisateur dans la façon dont il créé ses notes de frais, ses voyages, dont il entretient ses véhicules…
Nous permettons à l’utilisateur d’avoir quelque chose toujours le plus simple possible. Nous devons être proactif.
C’est une amélioration permanente, une recherche de simplification de la tâche de nos utilisateurs, quels qu’ils soient : comptable, auditeur, gestionnaire de flotte...
Pour ce dernier, c’est par exemple, d’avoir des tableaux de bord qui lui permettent d’être en proactivité sur l’optimisation de sa loi de roulage : identifier les véhicules en sur ou sous roulage et avoir une projection de ce que vont être l’usage des véhicules dans le temps, ce qui me permet d’anticiper.
TourMaG.com - Comment la digitalisation et la dématérialisation accompagnent la décarbonation ?
Gilles Bobichon : La décarbonisation est de pouvoir avoir une démarche plus responsable vis-à-vis de notre impact environnemental. Par exemple, permettre aux entreprises de verdir leur parc automobile et de pouvoir suivre la bascule entre des véhicules traditionnels vers un usage électrique.
C’est aussi permettre aux entreprises d’avoir des référentiels liés à la consommation électrique et non la consommation de carburant.
Depuis longtemps, nous travaillons sur les notions d’ordre de mission. Cela permet de moins se déplacer. Dans leur politique de voyages, les entreprises peuvent définir, de manière simple, un processus qui permet de dire si un déplacement est autorisé ou non ou encore de favoriser le train sur certains segments de voyages.
La digitalisation et dématérialisation permettent à l’entreprise d’améliorer leur empreinte dans la société.
Publié par Caroline Lelievre
