Les habitudes des voyageurs d'affaires pèsent encore lourd sur les coûts

Les politiques de voyages d’affaires ne suffisent pas toujours à maîtriser les coûts.

C’est l’un des principaux enseignements de la 8ᵉ vague de l’Observatoire des voyages professionnels, réalisée par OpinionWay pour Cegid et Corporate Mobilities auprès de 505 voyageurs professionnels.

L’étude analyse 25 comportements observés tout au long du parcours d’un déplacement, de la préparation du voyage jusqu’au retour.

Elle met en évidence une part moins visible du coût des voyages d’affaires : celle liée aux usages, aux arbitrages et aux habitudes des voyageurs.

Selon l’étude, entre 20% et 50% des voyageurs professionnels adoptent régulièrement des comportements susceptibles d’augmenter le coût de leurs déplacements.

Le recours aux taxis et aux VTC constitue l’un des principaux exemples : 55% des personnes interrogées déclarent prendre un taxi ou un VTC sans vérifier les alternatives disponibles. Par ailleurs, 48% font appel à un assistant pour effectuer une réservation alors qu’ils pourraient la réaliser eux-mêmes.

La même proportion utilise sa voiture professionnelle alors que d’autres modes de transport pourraient être pertinents.

Autre comportement relevé : 43% des voyageurs ajoutent des prestations supplémentaires à leur réservation initiale. Pour Cegid et Corporate Mobilities, ces pratiques ne relèvent pas nécessairement d’une volonté de contourner les règles ou de dépenser davantage.

Elles seraient plutôt liées à une combinaison de facteurs personnels et organisationnels : habitudes, recherche de confort ou d’efficacité, mais aussi règles jugées inadaptées, outils peu pratiques et processus trop complexes.

"Bien que l’étude révèle une disposition importante au changement de comportement, une règle seule ne suffit pas à modifier les pratiques. Il faut l’accompagner d’outils simples, souples et complets", souligne Laurent Lassure, Product Marketing Manager de Cegid Notilus chez Cegid.

L'étude révèle toutefois une réelle disposition au changement. Selon les comportements étudiés, entre 68% et 90% des voyageurs se disent prêts à modifier leurs pratiques lorsqu'elles ne sont pas systématiques ou régulières.

Mais cette évolution reste conditionnée à l'environnement proposé par l'entreprise. Les principaux leviers identifiés sont d'abord organisationnels : des règles mieux adaptées aux contraintes de l'activité (27%), des outils de réservation plus simples et plus rapides (26%), des règles plus claires (26%) et des processus allégés (25%). Les voyageurs semblent ainsi davantage attendre une évolution du système qu'une simple injonction à modifier leurs habitudes.

L'étude compare également l'impact de différents types de politiques internes. La mise en place d'une politique de déplacements obligatoire, fondée sur des règles très structurées et une autonomie limitée, améliore les comportements, mais de manière relativement modérée.

Selon les pratiques, le gain varie de 5 à 16 points par rapport aux organisations dépourvues de politique de déplacements. Sur le recours au taxi ou au VTC alors que d'autres alternatives existent, l'amélioration ne serait ainsi que de 4,5 points.

La mise en place d'une politique de mobilité durable formalisée apparaît en revanche comme le facteur le plus discriminant de l'étude. Elle améliore les comportements de 15 à 38 points selon les pratiques observées par rapport aux organisations qui n'en disposent pas. Pour les auteurs de l'étude, ce type de politique contribue à créer un cadre dans lequel les changements de comportement deviennent plus naturels.

La place de la voiture demeure par ailleurs centrale dans les déplacements professionnels.

Plus de la moitié des voyageurs interrogés privilégient leur véhicule professionnel ou personnel, y compris lorsque d'autres solutions pourraient être pertinentes.

Un constat qui pose la question de l'articulation entre les politiques de mobilité et les politiques de voyages des entreprises, ainsi que du degré de liberté laissé aux collaborateurs dans le choix de leur mode de transport.

L'étude s'intéresse enfin aux différents moments du parcours d'un déplacement professionnel. Elle identifie la phase de préparation, ou "pré-booking", comme l'un des principaux leviers d'optimisation. À ce stade, le coût du déplacement reste encore largement modifiable, avec une "changeabilité" estimée entre 79% et 88%.

Lors de la réservation, le coût demeure optimisable, mais avec une marge de manœuvre moindre, comprise entre 68% et 90% selon les comportements étudiés.

Une fois le voyage commencé, le coût est en grande partie engagé et nécessite davantage de transformations structurelles.

Après le déplacement, il devient visible à travers les dépenses et les données de reporting, mais il est alors trop tard pour agir sur le coût déjà généré.

"C’est bien le pré-booking et sa changeabilité la plus élevée sur lequel les organisations devraient se concentrer en priorité dans un contexte où les fournisseurs se focalisent majoritairement sur la phase de booking", estime Jérôme Fouque, cofondateur de Corporate Mobilities.

L'étude conclut ainsi à la nécessité d'agir en amont du déplacement. Pour les entreprises, la maîtrise des coûts ne passerait donc pas uniquement par des politiques de voyage plus strictes, mais aussi par des outils adaptés, des processus simplifiés et une meilleure intégration des enjeux de mobilité durable.