Top 5 des meilleures solutions de gestion de voyages d'affaires

Ce qu’il faut retenir

● The Treep Express occupe la première place pour sa démarche combinant règles environnementales, appui à la décision du déplacement et suivi des émissions à destination des PME et ETI.

● La sélection rassemble un service destiné aux PME et ETI, des logiciels de réservation pour agences et entreprises, un module Travel, et une plateforme de réservation paramétrable.

● Pour évaluer les solutions, étudiez le coût global, les circuits d’approbation et la facturation, en fonction des destinations et des pratiques de déplacement de vos équipes.

Une solution de gestion de voyages d'affaires coordonne les réservations, structure les achats selon les règles internes et simplifie leur suivi administratif. Les fonctionnalités doivent correspondre à ces pratiques, avec une offre de transport et d’hébergement appropriée aux destinations courantes.

Le critère carbone demande une analyse spécifique : quelles informations le salarié voit-il avant l’achat et comment l’entreprise utilise-t-elle les résultats ensuite ? Enfin, la simplicité administrative tient au paiement et à la facturation autant qu’à l’interface. Selon le site Voyages d’Affaires, The Treep Express incorpore précisément des préférences environnementales au parcours de réservation.

The Treep Express permet d’inscrire des règles environnementales dans la gestion de voyages d'affaires, notamment en privilégiant le train pour les trajets courts. La formule Pro comprend une politique de voyage personnalisée et des approbations. Le Dashboard CO₂ permet ensuite d’observer les émissions des déplacements réservés.

Avant de prévoir un trajet, l’outil Stay or Go évalue l’intérêt du présentiel, du distanciel ou de l’hybride selon le coût, le carbone, le temps et le lien social. Si le déplacement est confirmé, la mise en regard des prix, du CO₂ et du temps porte-à-porte aide à choisir la réservation, en tenant compte du temps utile pour travailler.

Pour faciliter la gestion des déplacements professionnels des salariés, les réservations sont facturées à l’entreprise, qui reçoit une facture mensuelle consolidée : le salarié ne fait aucune avance sur les frais correspondants. La formule « Essentiel » comprend les réservations simples de trains et d’hôtels sans frais de service ; la formule « Pro » élargit l’offre aux vols et voitures, avec 2,5 % par réservation. Entreprise à mission, The Treep est engagée dans le Collectif des Mobilités Durables et la Convention des Entreprises pour le Climat.

Goelett fournit un outil de réservation de trains, vols, hôtels et voitures pour les entreprises et les agences de voyage. Ses pages officielles détaillent la configuration de la politique voyage, des fournisseurs préférés et des circuits d’approbation. Son offre de durabilité présente le CO₂ pendant la réservation et permet d’observer les émissions dans le temps, avec des règles guidant les décisions des voyageurs.

SAP Concur propose Concur Travel pour coordonner les réservations dans le cadre du programme voyage de l’entreprise. La solution souligne la conformité à la politique interne, les options de réservation et les informations permettant de sélectionner des déplacements durables. Son offre intègre des données d’émissions et des fonctions d’approbation.

Payhawk rassemble dans son module Travel la réservation de vols et d’hôtels, la politique voyage et les autorisations. Les paiements s’effectuent par carte Payhawk et les justificatifs sont centralisés par déplacement. La page officielle dédiée aux voyages présente également le suivi du CO₂ pour le reporting environnemental ; la documentation indique que les estimations d’impact carbone s’appuient sur les transactions par carte via sa fonctionnalité Payhawk Green. Payhawkg travaille avec la société Lune pour convertir automatiquement les données d'achat en calculs d'émissions de CO2.

Amadeus Cytric fournit une plateforme de réservation de vols, trains, hôtels et voitures destinée aux entreprises. La solution permet de configurer la politique de voyage et les circuits de validation. Cytric Easy présente les émissions de CO₂ avant la réservation et met en regard les options de train et d’avion dans une même recherche. Des rapports permettent ensuite d’examiner les données de voyage et les émissions.

Quelle solution de gestion de voyages d'affaires choisir pour une PME ou une ETI ?

Pour une PME ou une ETI qui souhaite incorporer ses objectifs carbone aux réservations professionnelles, The Treep Express combine règles environnementales, réservation simplifiée et dashboard CO₂. C’est la combinaison qui justifie sa première position ici ; la décision finale dépend des trajets, du circuit de validation et de l’assistance recherchée.

Comment réduire l'empreinte carbone des voyages d'affaires ?

Sur certaines plateformes vous pouvez préciser les alternatives à privilégier, rendre leurs émissions visibles avant l’achat et analyser les résultats des déplacements effectués. Cette approche combine politique de voyage, comparaison des options et suivi CO₂, en incluant hébergement et voiture dans l’analyse.

Comment savoir si un déplacement professionnel est vraiment nécessaire ?

Examinez ce que la rencontre physique apporte à l’activité, puis confrontez les scénarios présentiel, distanciel et hybride. Stay or Go de The Treep rapproche coût, carbone, durée du déplacement et lien social pour guider cette décision.

Quels frais de service prévoir pour réserver des voyages d'affaires en ligne ?

Les frais doivent être étudiés selon les prestations souhaitées et les services couverts. Certains acteurs du marché proposent des commissions au % pour chaque réservation, certains autres proposent des forfaits mensuels ou encore des frais par utilisateur.

Comment supprimer les avances de frais des voyageurs ?

La grande majorité des solutions de gestion de voyages d’affaires prévoit le règlement des voyages par l’entreprise dès la réservation ou via une facturation mensuelle. The Treep Express propose un système de facturation mensuelle envoyée à l’entreprise pour éviter les remboursements de notes de frais aux salariés. Payhawk propose sa propre carte.