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Digital, la grande mutation : demain, tous organisateurs d'évènements ?

ITFM Top Resa propose un atelier pour tout savoir sur l'organisatoin d'un évènement



L'événementiel bien qu'à l'arrêt devrait et va repartir. D'ailleurs VivaTech vient d'annoncer la tenue du salon en juin prochain, il sera le premier évènement d'ampleur depuis de nombreux mois. Si vous souhaitez savoir comment créer et organiser un évènement ou si vous voulez vous lancer dans le MICE, voici des pistes de réflexion pour devenir un pro de l'événementiel grâce à Travelpro Formations et malgré l'épidémie de coronavirus.


Rédigé par La Rédaction le Lundi 26 Avril 2021

Voici des pistes de réflexion pour devenir un pro de l'événementiel grâce à Travelpro Formations et malgré l'épidémie de coronavirus - Crédit photo : Depositphotos @kwanchaidp
Voici des pistes de réflexion pour devenir un pro de l'événementiel grâce à Travelpro Formations et malgré l'épidémie de coronavirus - Crédit photo : Depositphotos @kwanchaidp
Si nous devons pointer du doigt, les secteurs les plus touchés par la crise, nul doute que l'événementiel figure en bonne place. Interdit durant toute la durée de l'épidémie, il risque de muter dans le monde d'après.

Plus de digital, moins de présentiel, l'événementiel risque d'être fortement différent, mais nul ne sait vraiment jusqu'où ira cette révolution.

Et d'ailleurs, l'atelier IFTM Top Resa du 20 avril 2021 n'a pas voulu aborder en profondeur l'influence de la pandémie, mais plutôt donner les bases, pour bien répondre aux besoins des clients.

"Créer un évènement n'est pas que réserver au MICE ou aux agences spécialistes.

En tant qu'agent de voyages, via l'incentive ou d'autres actions, nous sommes aussi des acteurs du MICE, il faut donc savoir se comporter dans les codes qui sont d'actualité dans ce secteur,
" introduit Silvia Trinchero, formatrice pour TravelPro Formations.

Organiser un moment pour le compte d'un client ne consiste pas toujours en un salon dans un parc d'expositions ou un séminaire dans le dernier hôtel à la mode, cela peut aussi être un éductour ou encore un voyage dans un but bien précis.

"Le mot "évènement" vient du latin evenire signifiant "sortir". C'est donc sortir un message. En fait, il y a toujours un message à passer, une cible et une forme.

Attention ce moment doit être bref et intense,
" explique Silvia Trinchero.

La règle des 6 "quel" pour bien organiser un événement !

Avant toute chose, il est important de bien connaitre son ou ses objectifs et sa cible. Que ce soit des actionnaires ou des particuliers, la façon de faire passer le message ne se fait pas de la même façon.

Il existe la communication corporate, pour le BtoB, celle de marque (promouvoir) ou de produit. b[Ce n'est pas seulement la communication qui diffère selon les objectifs, mais aussi la forme de l'évènement selon la cible.


"Ce qui nous parle le plus ce sont les Incentives, les séminaires, mais aussi les eductours, les salons, les workshops. Au sein d'un programme, il peut y avoir différents moments.

Il faut choisir la bonne forme selon le message que le client veut faire passer. Il est conseillé de réinventer les techniques et utiliser les formats modernes
" rappelle la formatrice de TravelPro Formations.

Les flash mobs un temps à la mode ont été utilisés dans l'événementiel, en tout état de cause le street marketing reste encore dans l'air du temps.

Un évènement doit impérativement avoir un fil conducteur, une histoire à raconter, tout en gardant en tête le message du client. Généralement, cela se remarque immédiatement s'il n'y a aucune idée phare, ni concept autour duquel la journée va graviter.

A l'image d'un journaliste rédigeant un article, ce dernier suit un angle, tout en déroulant son argumentaire et en gardant en tête son sujet.

"Cela ne s'organise pas en 5 min, il est important de tenir un rétro-planning, pour savoir où vous en êtes dans l'organisation. Il ne faut pas sous-évaluer la phase de conception, en réfléchissant et organisant des brainstormings."

Si le journaliste se tient aux 5 W ( Quoi Qui, Où, Quand, Pourquoi) pour rédiger ses papiers, le pro de l'événementiel respecte la règle des 6 "Quel". Cette règle est une pure invention, mais un bon moyen de retenir les questions clés à se poser.

"Nous nous posons des questions : quels sont les objectifs ? Quel format pour traduire le fameux message ? Quelle date ? Quelle cible ? Quel est le budget à disposition ? Quel pourrait être le lieu ?" questionne Silvia Trinchero.

Pour répondre à cette somme de question, il est venu le temps préféré des agences de marketing françaises : le brainstorming.

Le programme doit être un peu comme une pièce de théâtre

Celui-ci doit se faire toujours par écrit, pour garder des traces et retrouver des réflexions passées.

Il faut identifier le profil client, les tendances dans l'événementiel, observer la concurrence et surtout travailler les idées. Après vous devez trouver, le fil conducteur, un thème, un slogan, tout en étant crédible, originale et créer de l'émotion.

Dès que tout a été défini, l'une des étapes cruciales étant de bien sélectionner le lieu ou la destination.

"Vous devez le choisir avec énormément d'attention et ne pas hésiter à faire du repérage. Il doit être en cohérence avec le message à faire passe. Il donne l'atmosphère à l'évènement," apporte comme précision la formatrice.

Surtout qu'après une grosse année d'enfermement et de souffrance, les Français auront besoin d'émerveillement.

La prochaine étape est capitale : la présentation au client. Ce dernier ne doit pas être négligé, pour cela vous devez privilégier la rencontre physique ou par visioconférence plutôt qu'un simple mail.

"Vous devez présenter l'histoire avec un fil conducteur cohérent et si possible rencontrer la personne, avec un support numérique et des images. C'est la porte d'entrée à l'univers que vous voulez offrir lors de l'évènement," conseille la formatrice de TravelPro Formations.

Alors deux programmes vont se dégager, celui pour le client et le votre, plus technique.

"Le programme doit être un peu comme une pièce de théâtre, avec plusieurs actes, des rebondissements. Il doit être logique et testé pour répondre aux impératifs du client."

Une fois que tout semble en ordre de marche, vient alors l'étape opérationnelle, chose que tout le monde connait plus ou moins. Cette phase passe par le recrutement, le choix des prestataires, la création des contrats, demander des autorisations spéciales, etc.

Demain quel évènement avec le coronavirus ?

L'acte suivant à ne pas négliger est celui de l'invitation.

Tout comme dans une phase de séduction, la proposition doit être originale et doit susciter de l'attente. Sinon, la réponse risque de ne pas être celle que vous attendez, suivez mon regard.

Un "save the date" est indispensable pour bloquer la date, mais aussi créer une émulation. Pour cela vous devez minimiser les informations. L'invitation formelle arrivera plus tard, avec toutes les informations.

Une fois que l'évènement est validé, alors celui-ci rentre en production.

L'organisateur doit attaquer le pan de la communication, en faisant monter la pression par un teasing et en animant la communauté, jusqu'au Jour J.

"Les mots pour ce Jour J : adrénaline, image, sécurité encore plus aujourd'hui avec la pandémie. Un plan B doit être prévu, car nous ne savons jamais ce qu'il peut se passer, d'autant plus maintenant. Et pour finir la logistique doit être sans faute."

Le prochain conseil, pourrait être une lapalissade, mais l'accueil est particulièrement à soigner. Nous connaissons tous la qualité des Français pour ce moment.

Tout comme lors d'un match sur Tinder ou dans le monde réel, vous n'aurez jamais une deuxième chance de faire bonne impression. Une fois que tout s'est passé, bien ou mal, l'heure du débriefing est nécessaire avec le client.

"Vous ferez avec lui le bilan, chercherez à savoir s'il a un retour sur investissement, si le message est bien passé. C'est un moment important, puisque les erreurs que vous avez faites, vous ne les referez plus," affirme Silvia Trinchero.

Pour finir, il est conseillé de poursuivre la relation commerciale.

Tous ceux qui ont participé un jour à un Convenctour du Cédiv savent qu'un évènement ne meurt jamais (des messages sont échangés même un an après le séminaire) il est possible et recommandé d'entretenir la flamme notamment par les réseaux sociaux.

"Cette année de réflexion a changé beaucoup de choses que ce soit dans la tête des clients que dans la nôtre. Ce n'est pas tant une question de jauge que de style qui se posera, aurons-nous encore envie de faire telle ou telle chose," pense savoir la formatrice.

Avec l'épidémie, la visioconférence risque de grignoter une partie significative de l'activité événementielle, mais la rencontre physique demeure indispensable.

N'oublions pas que l'humain, dans sa grande majorité, est un animal social. Après 14 mois d'indigestion de visioconférences ou webinaires en tous genres, le plus important sera de se revoir.

"Pour sourcer les tendances, il faut regarder ce qu'il se passe dans la presse touristique, chez les concurrents. Il faut répondre au besoin des clients, tout en mêlant cela avec un peu de logique et de bon sens," conclut Silvia Trinchero.

Demain les évènements, les rencontres, les salons se dérouleront en extérieur (le plus possible), en France (avant une libération du voyage), mais sans doute plus totalement comme avant.

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