Exposant ou visiteur, comment préparer votre participation à un salon professionnel ? [ABO]

1. Définir ses objectifs et son plan d’action

Tout commence par une question simple : pourquoi exposer ?

Souhaitez-vous générer des leads ? Renforcer votre notoriété ? Signer des contrats ? Lancer un nouveau produit ? Rencontrer simplement vos clients ou partenaires ?

La réponse conditionne votre préparation.

Fixez des objectifs chiffrés et réalistes, puis élaborez un plan d’action clair :

• Qui fait quoi ? À quel moment ?

• Quels supports faut-il produire ? (plaquettes, fiches produits, OAV…)

• Quels messages clés souhaitez-vous faire passer ?

• Qui sont les exposants ou visiteurs que vous ciblez pour des prises de contact stratégiques ?

Anticipez les prises de rendez-vous. La plupart des salons BtoB permettent de planifier des rencontres à l’avance.

Profitez-en pour caler des temps creux sur votre stand afin de visiter d’autres exposants ou partenaires. Indiquez également via un mailing, vos réseaux sociaux ou autres canaux de communication votre présence sur le salon en prenant soin de préciser le hall et le numéro de stand.

Votre stand est votre vitrine. Il doit à la fois refléter votre identité de marque et faciliter les échanges. Pensez en termes d’expérience plutôt que de simple présence.

Quelques indispensables :

• Un design soigné mais fonctionnel : espace de démonstration, zone de discussion, tablette ou écran si besoin.

• Un kit complet : supports commerciaux, goodies, porte-cartes de visite, cahier pour prise de notes, encas et boissons, multiprises et câbles. La wifi ne fonctionne pas toujours bien, prévoyez une clé 5G ou utilisez votre téléphone si vous devez vous connecter à internet.

• Des supports pour les visiteurs étrangers : Il ne faut pas négliger la clientèle internationale, prévoyez toujours quelques supports pour faciliter vos explications dans plusieurs langues. En tourisme l’anglais et l’espagnol sont essentiels.

• Une animation adaptée à votre cible : jeu-concours, tombola, quiz, coaching express… Des outils simples pour attirer l’attention et collecter des données utiles. La tendance depuis quelques années est la gamification, par le jeu on motive bien plus nos visiteurs à réaliser des actions utiles pour l’entreprise.

• Réalisez si possible un montage quelques jours avant pour tester l’agencement et éviter les mauvaises surprises. Il arrive qu’une affiche ait un défaut ou qu’un support ne tienne pas : mieux vaut s’en rendre compte avant le jour J.

Transport, matériel, hébergement, contraintes techniques : la logistique ne se traite jamais à la dernière minute.

• Si le salon est dans une autre ville, envoyez votre matériel à l’hôtel à l’avance ou privilégiez la voiture pour éviter les aléas de livraison.

• Arrivez systématiquement la veille. Les organisateurs ouvrent généralement les halls 24h à l’avance pour le montage. C’est le moment idéal pour installer, tester, corriger… avant la ruée du jour J. D’autant plus que depuis les attentats il est nécessaire de passer les contrôles de sécurité, ce qui peut prendre du temps. Il est également fréquent d’avoir du monde le premier jour si des personnalités inaugurent le salon.

• Vérifiez les éléments techniques essentiels : prises, éclairage, connexion, et surtout outils numériques (scan des badges via appli). Activez vos accès la veille. Le SAV du salon sera saturé le matin de l’ouverture.

Un bon stand repose sur une équipe préparée et alignée. Organisez un brief clair avant le salon :

• Objectifs à atteindre

• Posture à adopter (accueil, pitch, animation)

• Règles de gestion des leads (cahier, scan, CRM)

• Répartition des rôles

• Définir une organisation pour faciliter les échanges avec les visiteurs étrangers.

Sur place, maintenez une dynamique conviviale et proactive. Un exposant qui sourit, interagit et sait expliquer ses offres fera toujours la différence. Ne pas avoir une posture occupée ou inaccessible, cela peut freiner les visiteurs à venir vous aborder.

N’hésitez pas à vous rendre devant votre stand et à convier les passants à se rendre sur votre stand si vous avez une période creuse ou que votre stand ne draine pas naturellement une clientèle de passage.

N’hésitez pas à visiter les autres exposants, cela vous permettra d’avoir un regard sur ce qui se fait sur les autres stands. Ce qui vous attire peut attirer d’autres visiteurs partageant vos exigences.

Le salon ne s’arrête pas à la fermeture des portes. C’est dans les jours qui suivent que tout se joue :

• Triez vos contacts, priorisez-les. Si vous disposez d’un CRM ou d’un ERP intégrez les contacts de manière rigoureuse dans votre outil.

• Relancez rapidement avec un message personnalisé et une proposition claire.

• Mesurez vos résultats (leads, RDV fixés, retours qualitatifs) pour ajuster vos pratiques.

• Listez tous vos retours sur ce qui a fonctionné ou non durant le salon, pour éviter de reproduire les mêmes erreurs.

Le visiteur proactif n’arrive jamais les mains dans les poches. Avant le salon :

• Définir vos objectifs : veille, vente, recrutement, réseautage, inspiration…

• Bien récupérer votre badge et télécharger l’application qui permet de scanner ceux des autres.

• Repérez les exposants stratégiques. Vous avez des plans à l’entrée et sur les applications mobiles.

• Programmez vos rendez-vous à l’avance.

• Sélectionnez les conférences ou ateliers à ne pas manquer.

• Planifiez vos temps forts et vos temps faibles (évitez les heures de pointe pour les stands très fréquentés). Certains stands s’arrêtent un peu plus tôt notamment les derniers jours car des exposants repartent en train, ne laissez pas de rendez-vous essentiel sur les 2 dernières heures du salon, vous risquez de passer à côté de votre rendez-vous.

• Point important, les exposants viennent du monde entier et ne parlent pas toujours le français ou l’anglais, faites en sorte de maîtriser la langue de ceux avec qui vous échangez ou venez accompagner.

Votre carte de visite n’est plus un simple bout de papier : c’est votre porte d’entrée commerciale.
Préparez :

• Un pitch clair de votre activité ou de vos projets.

• Un support type book pro ou media kit si vous êtes à la recherche de partenaires. Même si la plupart du temps l’exposant vient pour vendre et non pour acheter.

• Une phrase d’accroche pour faciliter la prise de contact. Un sourire pour montrer une dynamique positive et pourquoi pas une question qui permet à l’exposant de comprendre votre intérêt et de s’ouvrir à vous.

L’objectif : marquer les esprits en quelques minutes. Être agréable et facile d’accès pour s’adapter aux exposants qui peuvent avoir des journées assez intenses et stressantes.

Le salon est une mine d’opportunités… à condition de ne pas tout laisser filer.

• Privilégiez des échanges ciblés et de qualité.

• Prenez des notes sur les cartes reçues ou dans un cahier pour vous rappeler du contexte. A la fin d’une journée vous pouvez avoir eu jusqu’à 50 contacts et le manque de précision de vos souvenirs est tout à fait normal, alors soyez rigoureux sur votre prise de note.

Relancez dans les deux jours suivant le salon avec un message structuré (et pas un copier-coller). Pensez à bien rappeler le contexte de votre échange car du côté des exposants pour éviter une discussion qui ferait l’impasse sur votre échange.

Avant le salon

Retrouvez la liste des exposants, le programme des conférences et commandez directement votre badge d’accès sur le site officiel iftm.fr.

Everywhere
La plateforme digitale Everywhere (opérée par Sector Global) facilite la préparation et optimise la présence des participants comme des exposants grâce à un programme de rendez-vous d’affaires.

Sur Everywhere, vous accédez à :

Le programme complet du salon : conférences, animations, exposants.

Des rendez-vous one-to-one qualifiés, en présentiel ou en virtuel.

Un moteur de recherche intuitif pour trouver rapidement exposants, contacts, conférences, etc.

Un agenda intégré et exportable.

Un algorithme intelligent combinant données déclaratives et comportementales.

Pendant le salon

Plan du salon : disponible en format papier sur place.

Catalogue officiel : index complet de tous les exposants.

Nouveau - Colleqt : un dispositif simple et efficace pour faciliter les contacts. Scannez le QR code présent sur chaque stand pour enregistrer les coordonnées des exposants, tandis que vos informations sont automatiquement partagées. Sans application à télécharger, Colleqt garantit des échanges fluides et un suivi clair du retour sur investissement.