Débuter dans le tourisme de groupe : mode d’emploi pour les agences

Ne pas mettre tous ses œufs dans le même panier !

Faire du groupe, cela vous a déjà chatouillé l'esprit ? Mais vous ne savez pas par où commencer ? TourMaG va tenter de vous donner les clés pour faire vos premiers pas sur ce marché bien spécifique.

Car « Le groupe, cela ne s’improvise pas ! » résume Jean-Charles Franchomme, cadre commercial chez Steam Evasion, spécialisé dans le groupe et Président du CDMV, qui a animé une conversation sur ce thème lors du dernier IFTM.

De la gestion des devises à la maîtrise des bases aériennes, en passant par l’analyse du profil client, l’activité nécessite une méthodologie et de l'expertise !

« Parfois, j’entends des agences qui travaillent surtout en individuel me dire qu’elles envisagent de se lancer dans le groupe parce que leur activité ralentit un peu depuis l’été. Et là, je me dis : 'attention, c’est vraiment complexe'. Le voyage de groupe, c’est un vrai métier, qui demande une expertise spécifique. On ne peut pas devenir groupiste du jour au lendemain sans y être préparé, » a précisé Annabelle Imbert, co-fondatrice de Déclic Evasion à l'occasion d'une interview à TourMaG.

Cependant, avec du bon sens, et de la motivation pas de raison de passer à côté de ce marché à fort potentiel.

Comme l'illustre Jean-Charles Franchomme, faire du groupe c'est engranger davantage de trésorerie : « La marge moyenne d’une agence de voyage, pour un voyage à 1 000 euros, tourne autour de 100 euros. On se dit : deux packs, c’est 200 euros ; un groupe de 30 personnes, c’est 3 000 euros. Et 3 000 euros, c’est significatif, cela représente du chiffre d’affaires et donc de la trésorerie.

En revanche, nous sommes responsables de plein droit, comme pour un voyage individuel. En cas de grève ou de neige à l’aéroport de New York par exemple, vous êtes responsables de volumes importants... »

L'autre avantage des groupes, ce sont les délais de réservation. Les délais moyens varient entre 9 mois et un an avant le départ, même si la fenêtre de réservation a tendance à se réduire : certaines demandes peuvent arriver désormais à 4–6 mois avant le départ.

« Cela signifie que vous encaissez des acomptes dès janvier, février, mars, avril, mai ou juin pour l’année suivante. Vous disposez donc très tôt de trésorerie. », ajoute Nicolas Williams, directeur des ventes groupes et séminaires de Groupes & Vous qui précise : « le voyage reste votre capital de travail. Il suffit d'y aller step by step et de se faire accompagner ».

Alors par où commencer ?

« Commencez par ce que vous connaissez, et puis allez-y, crescendo ! » répond Emmanuelle Dupas, gérante de Steam Evasion. « Et sur d'autres destinations, que vous maîtrisez moins, passez par des groupistes qui connaissent bien leurs produits, et qui vont vous prendre en charge au départ. »

Pour cela des groupistes B2B vous permettront de mettre le pied à l'étrier : « Nous apportons une expertise technique, pas seulement un prix. Nous accompagnons les agences de bout en bout. », souligne Nicolas Williams de de Groupes & Vous.

Car si le groupe peut être une manne financière importante, il y a aussi quelques dangers. Cours des devises, conditions commerciales des compagnies aériennes qui se durcissent, sont autant de "pièges" qu'il ne faut pas prendre à la légère.

« Nous accompagnons les agences sur ces sujets. Car en une journée, on peut vite gagner ou perdre de l'argent avec les taux de change. » précise Nicolas Williams.

« Les durées d'options chez nos fournisseurs sont de plus en plus courtes, que ce soit les compagnies aériennes ou même chez certains hôtels situés dans des capitales européennes qui sont très prisées. » ajoute Annabelle Imbert de Déclic Évasion qui travaille en direct.

Certaines compagnies aériennes ne se privent pas, non plus, d'imposer des poses d'options payantes et non remboursables.

Chez le groupiste B2B Parfums du Monde aussi, les agences de voyages sont accompagnées de la demande de devis jusqu'au retour des clients : « Nous sommes à leurs côtés dans tout le processus de vente. Nous fournissons un argumentaire et pouvons également faire une présentation produit. Nous nous engageons aussi financièrement à la place des agences, et une fois réservé, nous gérons l'après-vente en cas de problème et nous sommes en lien avec nos partenaires sur place », détaille Valentine Jean-Richard, directrice générale.

En effet, pour bloquer certaines prestations, mieux vaut avoir les reins solides, au moment de sortir les acomptes.

Reste à trouver des clients !

« Les clients, vous les avez en face de vous. En apprenant à les connaître, vous découvrez que celui qui vous achète un petit voyage, monsieur ou madame, travaille dans une entreprise où il connaît le responsable du CSE (Comité social et économique) et peut vous transmettre ses coordonnées. C'est peut-être aussi le président d'une association. Vous pourriez être surpris ! » avance Nicolas Williams.

Si les CSE sont une bonne cible, ils restent soumis aux élections syndicales tous les 4 ans, qui peuvent entraîner un changement d'interlocuteur. Mais le marché des CSE évolue également : « Avant, les CE subventionnaient beaucoup les voyages, parfois à hauteur de 30, 40 ou 50 %. Aujourd’hui, c’est beaucoup moins fréquent, et certains ne subventionnent plus du tout. Ils privilégient plutôt les chèques-vacances, les chèques-cadeaux, ou encore des plateformes ou des clubs qui offrent des réductions sur des voyages individuels.

Il y a moins de CE actifs, moins de budget, et aussi des salariés qui n’ont plus forcément envie de voyager ensemble. Il arrive que certains nous disent ne pas vouloir partir avec des collègues ou leur patron. Cela entraîne aussi un changement dans les formules proposées. » détaille Jean-Charles Franchomme.

Une tendance qui s'est accélérée « notamment depuis la Covid-19, avec une offre qui s'est diversifiée» ajoute Annabelle Imbert.

Outre les CSE, les mairies, les associations, mais aussi les tribus - les familles composées de 3 générations ou groupes d'amis - et les voyages thématiques sont autant de pistes à explorer pour les agences.

« Les voyages sportifs, la Zumba, le bien-être, ou encore les séjours autour d’une thématique comme la danse se développent. Par exemple, nous avons lancé une offre sur New York pour la fin janvier, qui n’est pourtant pas la meilleure période, mais cela coïncide avec la Broadway Week. » précise Jean-Charles Franchomme.

Le bien-être, c'est l'une des thématiques déclinées par Parfums du Monde avec sa marque Namasté.

« Parfois on se rend compte que plusieurs clients demandent la même chose ou les mêmes goûts, et on se dit tiens, et si on lançait un GIR sur cette thématique », poursuit le cadre commercial de Steam Evasion.

L'occasion de mettre sur pied un GIR (groupe d'individuels regroupés) et de démarrer avec un groupe de 10 à 15 personnes. Groupes & Vous propose également des voyages à différents CSE pour pouvoir compléter un groupe plus large.

Idem chez Parfums du Monde, qui propose aussi des GIR partagés à différentes agences.

La taille des groupes évolue également. Sur les week-ends en Europe, il est désormais de plus en plus compliqué de vendre sur des bases de 30 à 40 avec l'avènement des compagnies low cost.

« Difficile d'être compétitif ! Les tarifs groupes ne sont pas avantageux, nous préférons désormais travailler sur des bases de 10 à 12 pax et avec les Bedsbank et les compagnies en direct pour rester dans la course » résume Jean-Charles Franchomme.

Le marché reste en effet très concurrentiel, avec des groupistes qui travaillent en direct les groupes. Cependant, la proximité et la connaissance de vos clients vous permettront sans aucun doute de réaliser quelques beaux dossiers.

A l'image d'IWL Voyages qui a lancé une gamme de voyages accompagnés en petits groupes d'une douzaine de participants fin 2024. « Nous accompagnons ces groupes, c'est une vraie valeur ajoutée. Les clients apprécient beaucoup ce concept : c’est convivial, ils se rencontrent, ils viennent de la même région, et ils n’ont rien à gérer puisque nous voyageons avec eux.

Ils aiment également créer un lien avec nous. Nous avons réussi à mettre en place des GIR très locaux, et cela fonctionne. Certains de ces clients ont même une trentaine d’années. »

Alors, tous à vos groupes ?