Les services achats veulent faire main basse sur le MICE [ABO]

C’est un serpent de mer depuis déjà plusieurs années, que le ralentissement actuel de l’activité et la recherche d’économies remet au goût du jour.

Longtemps géré au doigt mouillé, généralement piloté par le service marketing ou communication, le tourisme d’affaires ou MICE (Meetings, Incentives, Conventions, Events) est désormais dans la ligne de mire des services achats des entreprises.

C’est particulièrement vrai dans les grandes sociétés qui organisent chaque année plusieurs dizaines d’événements professionnels. Moins dans les PME qui réunissent leurs équipes une ou deux fois par an, avec une organisation encore parfois (souvent ?) confiée à l’assistante de direction.

Après avoir optimisé le voyage d’affaires, ces services achats veulent désormais appliquer les mêmes méthodes au MICE, mettre en place des outils adaptés afin de disposer de datas centralisées pour mieux piloter les dépenses et in fine réaliser des économies, et mieux prendre en compte la politique RSE de l’entreprise.

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Pour autant, le voyage d’affaires et le MICE répondent à des objectifs différents, les contraintes et les enjeux économiques ne sont pas les mêmes.

De quoi alimenter le débat sur les possibilités de convergence, organisé par l’Association Française du Travel Management (AFTM) lors du dernier salon IFTM.

« Le changement est en cours mais le MICE est multiple, depuis le petit séminaire d’entreprise jusqu’au gros congrès, ce qui rend complexe la tâche. On ne peut pas encore parler de maturité » estime Audrey Serror, vice-présidente ventes chez HRS.

Pour accompagner les entreprises, le spécialiste de la réservation hôtelière peut notamment s’appuyer sur sa nouvelle plateforme Connect, qui regroupe hébergements individuels, groupes et réunions dans un même environnements.

« La prise de conscience est réelle, portée par des technologies plus matures, des besoins en matière de RSE qui exigent de mettre en place des règles. Le MICE a besoin de pilotages plus pointus, ce qui pousse à son intégration dans un environnement corporate » ajoute Christophe Hamonic , directeur pour la France de l’agence FCM Travel.

Mais il reconnaît que la marge de progression est importante. « Plus que jamais, les Travel Management Compagnies (TMC) ont un rôle d’accompagnement pour inciter leurs entreprises clientes à s’engager dans cette voie et changer leurs habitudes ».

La difficulté est d’autant plus grande que les prestataires dans le MICE se comptent par dizaine de milliers et que contrairement au voyage d’affaires où la récurrence est de mise, une entreprise n’utilise leurs services parfois qu’une fois ou deux.

Cela passe désormais par la technologie, longtemps à la traîne dans le MICE et qui rattrape son retard, avec l’émergence depuis quelques années de plateformes digitales comme Kactus, Naboo ou Rejolt adaptées notamment à l'organisation de séminaires.

Personnalisables en fonction de la politique de l’entreprise, elles recensent une offre toujours plus large (lieux, hôtels, animations, restaurants, traiteurs, prestataires techniques…), permettent de mieux contrôler les achats et consolider les dépenses dans le cadre d’une politique définie.

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« Il y a un besoin réel de rationaliser les fournisseurs et les coûts » témoigne Héloïse Devaux, directrice des ventes de Kactus. La plateforme recense près de 20 000 offres en France. « Notre mission est d’accompagner les entreprises et TMC pour servir au mieux leurs clients ».

Et de rappeler que les fournisseurs hôteliers sont souvent les même dans le business travel et le MICE avec, pour ce dernier, des services associés.

Avantage de ces plateformes : un choix large qui peut s’inscrire dans le cadre d’une politique MICE définie, un gain de temps et une consolidation des datas en amont.

« Ce dernier point est essentiel. Les services achats ne savent pas bien qualifier les dépenses MICE, encore plus à posteriori » rappelle Laurène Barbier, experte MICE et mobilités chez EPSA, spécialiste de la performance durable et opérationnelle.

Le futur passe également par des solutions et règles de paiement communes au MICE et au business travel, un point essentiel pour obtenir des datas fiables.

Reste que si la transformation en en marche, le MICE est encore loin de la maturité. « Le business travel et le MICE sont deux métiers différents, avec des acheteurs qui ne sont pas nécessairement les mêmes dans les grandes entreprises » nuance Christophe Hamonic, chez FMC Travel.

« Il faut les laisser décider où elles placent le curseur, toujours penser aux besoins et spécificités de chaque utilisateur. Une consolidation des dépenses est possible pour l’hôtellerie. Pour le reste, cela n’a pas nécessairement de sens » ajoute-t-il.

« Il peut y avoir jusqu’à cinq ou six prestataires pour un événement MICE, depuis le transport jusqu’au traiteur. Et les exigences en matière de retour sur investissement ne sont pas les mêmes que dans le business travel » complète Héloïse Devaux.

La difficulté croit encore pour des événements MICE à l’étranger, où il faut faire intervenir des fournisseurs qui obéissent à des règles différentes, utiliser les services d’agences réceptives parfois peu digitalisées.

Enfin, dernier point et non des moindres : la notion d’expériences est essentielle dans le MICE, pour faire passer un message ou fédérer des salariés.

Cela passe par la recherche de lieux insolites, de team-buildings originaux, une scénographie en phase avec le positionnement et la politique de l’entreprise… Autant d’éléments « artisanaux » qui sortent du seul champ du service achats.