Comment optimiser les demandes de devis avec des assistants IA [ABO]

Jusqu’ici, une demande de devis ressemblait souvent à une partie de ping-pong.

Le client donne quelques informations sur ses attentes. L’agence rappelle. Pose des questions. Attend les réponses. Recadre. Reformule. Puis seulement, commence à construire une proposition.

Bref, c’est souvent du temps perdu, une charge mentale pour les conseillers, et parfois des occasions commerciales ratées, sans parler de la frustration des clients.

Mais ça, c’était avant que les assistants IA ne s’invitent dans le processus.

En effet, une des grandes forces de l’Intelligence Artificielle Générative, c’est de permettre à un humain de clarifier au mieux ses besoins, en se basant uniquement sur du langage naturel.

Avec cette technologie, le devis commence autrement : plus rapide, plus fluide et sans sacrifier la qualité du conseil humain !

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Prenons un cas concret. Madame Martin, 42 ans, mère de deux enfants, rêve d’un séjour en Corse avec sa famille.

Elle connaît déjà ses dates : du 12 au 19 avril, son budget - entre 3 500 et 4 200 euros - et surtout elle sait ce qu’elle ne veut pas.

Pour cette dame, pas de clubs bruyants, pas de resorts standardisés. Ce qu’elle cherche, c’est une location confortable avec deux chambres, de belles plages calmes, des randonnées accessibles et des découvertes gastronomiques locales. Et une voiture (avec un grand coffre) pour être autonome.

Plutôt que de remplir un formulaire impersonnel ou d’écrire un mail flou, elle discute directement avec un assistant IA sur le site de l’agence. L’échange est simple, fluide, presque convivial (?).

En quelques minutes, toutes les informations essentielles sont recueillies. L’assistant reformule tout sous forme d’un brief clair, validé par le client, compréhensible par un conseiller.

Ce dernier peut alors construire un devis pertinent dès la première proposition. Fini la page blanche. Fini les malentendus, la demande est tracée informatiquement, et clarifiée grâce à la magie de l’IA générative.

Ce que fait l’assistant IA, ce n’est justement pas de la magie. C’est de la méthode.

Il pose les bonnes questions, dans le bon ordre. Pas trop longues, pas trop nombreuses. Il adapte ses relances si une réponse est floue. Et surtout, il formalise la demande.

Au lieu d’avoir un long message libre à interpréter, l’agent reçoit une fiche structurée : nombre de voyageurs, âges, contraintes, envies, budget, dates, points d’attention.

Avec cette base solide, il peut aller chercher les bonnes options, vérifier les disponibilités, ajuster les tarifs. Il gagne du temps. Et le client reçoit une réponse rapide, cadrée, professionnelle.

Certains outils vont plus loin. C’est le cas de HERA, développé par la start-up française Ulysse.

Conçu pour les pros du tourisme, HERA permet de générer automatiquement des devis personnalisés et des carnets de voyage, à partir des échanges avec les clients. L’outil produit des documents esthétiques, aux couleurs de l’agence, et s’intègre facilement dans un processus de vente.

L’idée reste la même : aider le conseiller à mieux répondre, plus vite, sans perdre la richesse du sur-mesure.

Si vous êtes dirigeant d’agence, vous n’avez pas besoin d’une usine à gaz pour tester cette approche. Il suffit d’un assistant basé sur GPT (comme ChatGPT ou un modèle équivalent), bien paramétré.

Attention, la création de GPT n’est disponible qu’avec l’abonnement payant d’OpenAI.

Ce que vous lui demandez, c’est simple : guider le client pour récolter toutes les infos utiles à un premier devis, puis reformuler ça proprement.

Comment ? En lui donnant une mission claire. Par exemple : "Tu es un assistant pour agence de voyages. Ton rôle est de poser les bonnes questions pour préparer un devis sur-mesure. À la fin, tu résumes tout dans un format clair pour le conseiller. Tu ne promets rien. Tu ne proposes rien tout seul. Tu cadres les attentes client."

Ensuite, vous lui donnez quelques consignes :

- poser une seule question à la fois ;

- utiliser des tournures simples ;

- résumer la demande sous forme de fiche claire ;

- suggérer, si besoin, des points à confirmer (par exemple : contraintes spécifiques, assurance souhaitée, etc.).

Avec ça, vous obtenez déjà un assistant qui vous fait gagner du temps, réduit les allers-retours, et prépare le terrain pour une proposition sérieuse.

L’objectif n’est, on ne le dira jamais assez, pas de remplacer l’humain. Le rôle du conseiller reste essentiel : affiner, ajuster, rassurer, proposer ce qu’un algorithme ne verra jamais.

Mais grâce à l’IA, ce conseiller peut démarrer plus vite, avec une base solide. Il passe moins de temps à chercher l’information, et plus de temps à valoriser son expertise.

C’est une petite révolution dans les usages. Et c’est surtout une réponse à un besoin réel du marché : celui d’un conseil rapide, pertinent, personnalisé. En somme, tout ce que l’agence traditionnelle sait faire - mais sans les lenteurs qui la freinent.

Dans les mois qui viennent, on verra fleurir d’autres solutions agentiques comme HERA, adaptées aux agences indépendantes ou aux réseaux intégrés. Celles-ci, connectées à votre catalogue produit, pourront même donner directement un chiffrage qui sera très proche de celui que votre conseiller pourra donner.

Les bases sont déjà là. Avec un assistant IA bien conçu, même artisanal, vous pouvez commencer à transformer votre gestion des devis dès aujourd’hui.

Ce n’est pas une mode, c’est un levier opérationnel.

Et surtout, c’est une manière de mieux faire ce que vous faites déjà : comprendre un client, lui proposer un voyage qui lui ressemble, et le faire sans perdre de temps.

Guillaume Vigneron est le fondateur de la Super Agence SAS, basée à Paris.

Cette agence de communication RH, à l’origine du concept d’Inbound Recruiting, travaille pour tous les secteurs d’activité en aidant ses clients à créer des messages pertinents pour leurs candidats, à mettre en place des stratégies de contenus Marque Employeur et à conseiller les métiers du recrutement et de la communication à améliorer leur efficacité.

Guillaume Vigneron est également conférencier et enseignant en communication et image de marque employeur à l’Université de Versailles et à l’ESG.